Filter op categorieën

Nieuws

AVG: wanneer mag werkgever testen op drugs en alcohol?

AVGHet tijdens werktijd testen van werknemers op alcohol, drugs en geneesmiddelen is alleen toegestaan als er voor een bepaald beroep specifieke wetgeving geldt. In de meeste gevallen is het verboden, zo laat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) weten.

Werkgevers kunnen verschillende redenen hebben om hun werknemers te willen testen op het gebruik van alcohol, drugs of geneesmiddelen. Bijvoorbeeld omdat zij de veiligheid op de werkvloer willen waarborgen of ervoor willen zorgen dat de werkzaamheden op een goede manier worden uitgevoerd. Bij het afnemen van deze tests maakt een werkgever echter inbreuk op de privacy van een werknemer. Aangezien het hier om gezondheidsgegevens gaat, gelden op basis van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) strengere eisen dan bij andere persoonsgegevens. Het uitvoeren van alcohol-, drugs- of geneesmiddelentests mag daarom alleen als dit in de wet is opgenomen.

Test alleen voor bepaalde beroepen toegestaan

Op dit moment is het afnemen van tests alleen toegestaan voor bepaalde beroepen op basis van de Scheepsvaartwet, Spoorwegwet, de Wet lokaal spoor en de Wet luchtvaart. In het Besluit alcohol, drugs en geneesmiddelen in het verkeer staat precies welke tests zijn toegestaan voor welke beroepsgroepen en wie er bevoegd zijn om deze tests af te nemen, bijvoorbeeld een arts of verpleegkundige.

Alleen bij wettelijke uitzondering testen

Valt uw organisatie niet onder één van deze wetten, dan is het afnemen van alcohol-, drugs- en geneesmiddelentests niet toegestaan, zo verduidelijkt de AP. Er zijn natuurlijk meer beroepen waarbij de veiligheid in gevaar kan komen door werknemers die onder invloed van alcohol, drugs of geneesmiddelen werken. De AP wijst erop dat het aan de wetgever is om deze beroepen dan als uitzondering in de wet op te nemen. Zolang dit niet gebeurt, mag de werkgever voor deze beroepen geen tests afnemen.

Voorwaarden voor afnemen test

Geldt voor uw organisatie wél een wettelijke uitzondering waardoor het is toegestaan om werknemers te testen, dan moet de werkgever zich nog steeds aan een aantal voorwaarden houden. Zo mag hij niet zomaar alle werknemers testen, niet meer persoonsgegevens verzamelen dan hij nodig heeft en moet hij de verkregen gegevens goed beveiligen (tool).

Bron: Rendement

Deel deze pagina:

AVG: welke gegevens aanleveren aan verzuimverzekeraar?

Zorg en welzijnOnlangs is verduidelijkt welke gegevens van werknemers uw organisatie onder de AVG mag verstrekken aan een verzuimverzekeraar. Dit staat in een wijziging van het Besluit SUWI.

Uw organisatie kan diverse verzekeringen afsluiten om het ziekte- en arbeidsongeschiktheidsrisico van werknemers af te dekken. Denk aan het risico van de loondoorbetalingsplicht bij ziekte, het eigenrisicodragerschap voor de Ziektewet (ZW) en de Werkhervattingsregeling voor gedeeltelijk arbeidsgeschikten (WGA) en verzekeringen voor de bovenwettelijke aanvullingen op de Wet werk en inkomen naar arbeidsvermogen (WIA). Voor het afsluiten van zo’n verzekering heeft de verzekeraar bepaalde (gezondheids)gegevens van werknemers nodig. Deze gegevens mag de werkgever echter niet zomaar verstrekken. Hij moet hierbij rekening houden met de privacyregels uit de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Verzekeraar heeft gegevens nodig voor offerte

In het Besluit SUWI staat sinds kort welke gegevens uw organisatie onder de AVG mag aanleveren aan een verzekeraar. Er wordt hierbij een onderscheid gemaakt tussen de gegevens die uw organisatie mag verstrekken vóór het sluiten van een verzekeringsovereenkomst (zodat de verzekeraar een offerte kan uitbrengen) en de gegevens die uw organisatie mag verstrekken op het moment dat er daadwerkelijk een contract wordt gesloten. Het aanleveren van gegevens vóór het sluiten van een verzekeringsovereenkomst is voor de verzekeraar van belang omdat hij zo een goede risico-inschatting kan maken en daar de premie op afstemt. De werkgever mag in deze fase onder meer de volgende gegevens verstrekken van werknemers: geboortedatum, geslacht, gegevens over het dienstverband (begin- en einddatum van contract, contractsoort), salaris, verzuimstatistieken (denk aan de duur, frequentie en het aantal werknemers dat ziek is) en (geanonimiseerde) arbeidsongeschiktheidspercentages van werknemers.

Welke gegevens verstrekken bij aangaan contract?

Als de werkgever daadwerkelijk een contract met de verzekeraar aangaat, mag hij meer gegevens over zijn werknemers aanleveren. Hij mag dan bijvoorbeeld ook het volgende verstrekken: NAW-gegevens, verpleegadres, telefoonnummer, e-mailadres en het burgerservicenummer (BSN). Is een werknemer ziek en dient de werkgever een claim in bij de verzekeraar, dan mag hij naast deze persoonsgegevens ook bepaalde gezondheidsgegevens afgeven. Het gaat dan bijvoorbeeld om het arbeidsongeschiktheidspercentage en de loonwaarde van deze werknemer, het plan van aanpak en gegevens over de prognose en het verloop van de re-integratie. Het gaat hier nadrukkelijk niet om gegevens die inzicht geven in de medische situatie van de werknemer (dus geen diagnose).

Bron: Rendement

Deel deze pagina:

AVG: wat te doen met e-mailaccount van ex-werknemer?

AVGAls een werknemer uit dienst treedt, kan het handig zijn om zijn zakelijke e-mailaccount nog even aan te houden of de mails automatisch door te sturen naar een collega. Maar houdt de werkgever dan voldoende rekening met de privacy van de ex-werknemer?

Veel werkgevers willen zicht houden op e-mails van klanten of relaties die na uitdiensttreding nog binnenkomen op het zakelijke mailaccount van een ex-werknemer. Toch is het de vraag of dit is toegestaan; de werkgever maakt hiermee immers inbreuk op de privacy van de ex-werknemer. Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) zijn er twee grondslagen waar de werkgever in zo’n geval een beroep op zou kunnen doen: toestemming en het gerechtvaardigd belang.

Zakelijke mail bekijken mag, privémail niet

Het toestemmingsvereiste uit de AVG  is niet verstandig om als grondslag te gebruiken vanwege de gezagsverhouding tussen een werkgever en (ex-)werknemer. Wel zou de werkgever het zakelijke e-mailaccount van de ex-werknemer kunnen aanhouden op basis van een gerechtvaardigd belang. De werkgever heeft immers een bedrijfsbelang om klanten of relaties die het oude e-mailadres gebruiken alsnog te helpen. Bij het inzien van de e-mails moet de werkgever voorkomen dat hij (of collega’s) privémails bekijken die op het zakelijke e-mailaccount eventueel nog binnenkomen. In de praktijk is dit uiteraard wel lastig te controleren.

Termijn verbinden aan inzien e-mailaccount

Daarnaast moet de werkgever een bepaalde termijn verbinden aan het inzien van het e-mailaccount van de ex-werknemer. Hoelang deze termijn kan zijn, hangt onder meer af van de functie die de ex-werknemer uitoefende. Als hij een commerciële functie had met veel klantcontact, zal een langere termijn zijn toegestaan dan bijvoorbeeld bij een administratieve functie. Gemiddeld genomen is een periode van zes maanden na uitdiensttreding redelijk.

Informeer werknemers vooraf

Het is voor de werkgever verstandig om werknemers vooraf te informeren over de mogelijkheid tot het aanhouden van het e-mailaccount bij uitdiensttreding. Hij kan dit bijvoorbeeld opnemen in de arbeidsovereenkomst of het personeelsreglement.

Bron: Rendement HR

Deel deze pagina:

Ook salarisadministrateur kan niet om AVG heen

SalarisadministratieDe invoering van de AVG is volgens 89% van de salarisadministrateurs dit jaar veruit het belangrijkste onderwerp op hun vakgebied. Dat blijkt uit het Trendonderzoek Salarisprofessionals 2018 van het NIRPA.

Het Nederlands Instituut Register Payroll Accounting (NIRPA) onderzocht dit voorjaar voor het derde jaar op rij hoe het er in het vakgebied van de payrollprofessional aan toegaat. Daaruit bleek onder meer dat de positie van de salarisadministrateur bij de invoering van wetten zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) steeds belangrijker wordt. Waar het de AVG betreft zeker: de salarisprofessional werkt immers met stapels privacygevoelige informatie, waar hij efficiënt en zorgvuldig mee om moet gaan.

Onvoldoende geïnformeerd over AVG

Ondanks het duidelijke belang van de AVG was de informatievoorziening over de wet volgens het onderzoek lang niet in alle organisaties onder controle. Ruim drie op de tien salarisprofessionals die deelnamen aan het Trendonderzoek salarisprofessionals 2018 gaven aan onvoldoende geïnformeerd te zijn over de wet en de gevolgen voor de salarisadministratie. Daarnaast gaf 30% van de salarisprofessionals aan geen register van verwerkingsactiviteiten te hebben, ook al vond het onderzoek rond de invoeringsdatum van de wet plaats en is een verwerkingsregister in veel gevallen verplicht.

Verwerkingsovereenkomsten beter geregeld

De aanwezigheid van verwerkingsovereenkomsten en een procedure bij datalekken zijn in de meeste organisaties beter geregeld. Deze verplichtingen bestonden (in andere vorm)ook  al vóór de komst van de AVG. Van de ondervraagde salarisprofessionals gaf 10% aan dat dit niet geregeld is. Daarnaast kon 16% er voor de eigen organisatie geen antwoord op geven.

Salarisadministratie outsourcen?

Het onderbrengen van uw salarisadministratie bij Korento kan u uw oplossing bieden, bij u op locatie of vanuit ons kantoor. Wij kunnen hiervoor maatwerk afspraken maken. Onze salarisadministrateurs zijn op de hoogte van de plichten die voortvloeien uit de AVG.

Onze dienst salaris bestaat uit:

  • Mutatieverwerking;
  • Controles;
  • Afhandelen salarisproductie;
  • Beheren van journaalposten;
  • Aangifte loonheffingen;
  • Fiscaal advies.

Bron: Rendement HR

Deel deze pagina: