Wat zit er eigenlijk allemaal in het water waar je dagelijks langs fietst of in zwemt?
AQUON, een samenwerkingsverband van negen waterschappen, onderzoekt en bewaakt vanuit het laboratorium in Houten de waterkwaliteit in een groot deel van Nederland. Ze analyseren watermonsters uit onder meer sloten, beken en recreatieplassen op stoffen als PFAS, stikstof, medicijnresten en blauwalg, en speelt daarmee een cruciale rol in het veilig en schoon houden van ons water.
De organisatie heeft zo’n 250 medewerkers, dat vraagt om HR-processen die betrouwbaar, efficiënt en zorgvuldig zijn ingericht. Toen AQUON de stap zette naar een nieuw HR-systeem (Youforce), schakelde de organisatie Korento in voor projectleiding, inhoudelijke expertise en praktische ondersteuning.
In dit artikel vertelt Martin Kooij, HR-adviseur bij AQUON, hoe hij dit traject heeft ervaren en welke rol Melanie daarin speelde.
Een nieuw systeem en weinig interne specialistische kennis
Martin Kooij werkt als HR-adviseur bij AQUON en houdt zich in zijn rol breed bezig met HR binnen de organisatie. Vanuit die positie zag hij van dichtbij dat het bestaande personeelsadministratiesysteem niet meer aansloot bij de toekomst van AQUON.
“Het bestaande systeem was van een Amerikaans bedrijf dat zich min of meer had teruggetrokken uit de Nederlandse overheidssector. Daarom waren we op zoek naar een alternatief.”
Tegelijkertijd zou ook de ondersteuning op het gebied van salarisadministratie en functioneel beheer stoppen, wat de organisatie voor een dubbele uitdaging stelde. AQUON moest niet alleen overstappen naar een nieuw HR-systeem, maar ook opnieuw invulling geven aan de ondersteuning rondom salarisadministratie en applicatiebeheer. Omdat deze kennis eerder extern georganiseerd was, was er intern weinig specialistische ervaring beschikbaar.
Daarom ging Martin op zoek naar een partner die niet alleen projectmatig kon begeleiden, maar ook inhoudelijk wist hoe een systeem het beste ingericht kon worden.
Duidelijke projectleiding met inhoudelijke systeemkennis
AQUON kwam in contact met Korento tijdens een kennismaking en demo van Youforce. Melanie verzorgde tijdens die sessie de technische demo. Haar kennis van het systeem, haar duidelijke uitleg en haar overzicht van het implementatietraject vielen Martin direct op.
“Tijdens dat overleg dacht ik meteen: die moet ik hebben. Dat is degene die mijn project gaat trekken.”
Juist de combinatie van projectleiderschap en inhoudelijke kennis maakte voor Martin het verschil. De organisatie had behoefte aan iemand die richting kon geven, keuzes kon onderbouwen en het team stap voor stap door het traject kon begeleiden.
Melanie nam namens Korento de projectleiding op zich. Ze bracht structuur aan, maakte complexe onderwerpen overzichtelijk en hielp AQUON om de juiste keuzes te maken in de inrichting van het systeem. Daarbij wist ze het project terug te brengen tot behapbare stappen, waardoor het team overzicht hield.
Ook richting het management en de ondernemingsraad speelde Melanie een belangrijke rol. Ze legde helder uit wat er moest gebeuren, zonder het project onnodig ingewikkeld te maken. Dat zorgde voor vertrouwen binnen de organisatie.
Meer grip, veiligere processen en minder handwerk
De overstap naar het nieuwe systeem levert AQUON inmiddels duidelijke voordelen op. Processen die eerder op papier verliepen, zijn gedigitaliseerd. Dat maakt de werkwijze sneller, veiliger en minder foutgevoelig.
Documenten komen automatisch in het personeelsdossier terecht en medewerkers kunnen digitaal een handtekening zetten onder bijvoorbeeld een nieuw contract. Handmatige handelingen, zoals documenten uploaden, zijn daardoor sterk verminderd.
Hoewel AQUON zich nog in een opstartfase bevindt en er nog enkele kinderziektes worden opgelost, ziet de organisatie al veel potentie in de nieuwe manier van werken. De basis staat en AQUON kan vanuit daar verder optimaliseren.
De samenwerking met Melanie en Korento
Martin kijkt positief terug op de samenwerking met Korento. In de praktijk verliep het contact vooral via Melanie, die vanaf het begin het vaste aanspreekpunt was. Die korte lijn zorgde ervoor dat er snel geschakeld kon worden en dat het project voortvarend bleef lopen.
“Wat ik vooral waardeerde, was de praktische en persoonlijke manier van samenwerken. Melanie had altijd een hele positieve energie. Als ze er was, gaf ze het team weer een boost: we kunnen dit, we doen dit gewoon.”
Een samenwerking op basis van vertrouwen
Voor AQUON hielp Melanie om rust, overzicht en richting te brengen in een complex verandertraject. Door projectleiding te combineren met inhoudelijke systeemkennis kon AQUON stappen zetten richting efficiëntere, veiligere en beter ingerichte HR-processen.
“De samenwerking verliep eenvoudig, soepel en op basis van vertrouwen. Zo werk ik zelf ook het liefst.”
