Inez Hoppe (44) woont in Apeldoorn, is moeder van twee kinderen en werkt inmiddels vijf jaar bij Korento. Na een loopbaan in de zorg maakte ze de overstap naar de financiële administratie, waar ze zich heeft ontwikkeld tot assistent-controller voor verschillende klanten. Haar hart ligt bij het werken voor stichtingen en non-profitorganisaties, vooral binnen het sociaal domein. Naast haar klantwerk verzorgt ze ook Korento’s interne financiële administratie, een veelzijdige rol.
Diversiteit in werkzaamheden
Hoewel veel werkzaamheden bij haar klanten op elkaar lijken, blijft geen dag voor Inez hetzelfde. “Elke organisatie heeft natuurlijk zijn eigen wensen,” vertelt ze. “Maar crediteurenadministratie blijft crediteurenadministratie, net als debiteurenbeheer en een jaarrekening stel je in grote lijnen altijd op dezelfde manier op. Wat het verschil maakt, zijn de specifieke eisen van de klant.”
Overzicht en samenhang in je financiële administratie
Bij veel klanten ziet Inez dezelfde uitdaging terugkomen: het creëren van overzicht en samenhang in de financiële administratie. “Sommige organisaties werken met meerdere pakketten, één voor de financiële administratie, één voor personeelszaken en nog een voor de ledenadministratie,” vertelt ze. “Die systemen communiceren niet met elkaar, waardoor het lastig is om één duidelijk beeld te krijgen.”
Een goed voorbeeld is een klant die Korento begeleidde bij de overstap naar AFAS. “We hebben hen volledig ondersteund bij de implementatie,” legt Inez uit. “Dat is geen proces dat in één maand staat, je moet samen stap voor stap uitzoeken wat je wilt, hoe cijfers gepresenteerd moeten worden en aan welke eisen bijvoorbeeld subsidiegevers moeten voldoen. Je werkt met veel partijen samen om tot een rapportage te komen die voor iedereen duidelijk en bruikbaar is.”
Juist dat vertalen van cijfers naar inzicht is wat Inez drijft. “Het is niet genoeg om alleen de cijfers te hebben,” zegt ze. “Het gaat erom dat klanten begrijpen wat die cijfers betekenen. Ik leg het proces vaak meerdere keren uit, zodat ze zelf leren lezen en interpreteren wat er in AFAS staat. Als ik mijn werk goed doe, hebben ze mij op den duur minder nodig, omdat ze zélf grip krijgen op hun administratie.”
Binnen Korento staat dat uitgangspunt centraal. “We helpen klanten niet alleen met cijfers, maar vooral met mensen. Het gaat om het creëren van begrip, structuur en rust. Dáár ligt de echte waarde van ons werk.”
Scan en herken software gebruiken
Ongeveer vierenhalf jaar geleden maakte Inez voor het eerst kennis met scan en herken software. Sindsdien is ze enthousiast gebruiker én pleitbezorger. “De technologie heeft in korte tijd een enorme ontwikkeling doorgemaakt,” vertelt ze. “Vroeger moest je nog veel handmatig corrigeren, maar inmiddels herkent de software crediteuren, bedragen en boekingsregels verrassend goed. Dat maakt het werken een stuk efficiënter.”
Toch blijft controle volgens Inez heel belangrijk. “Het blijft mensenwerk. Je kunt veel instellen, bijvoorbeeld dat een bepaalde leverancier altijd op dezelfde kostensoort wordt geboekt, maar er zit altijd weleens een factuur tussen die anders is. Daarom moet je blijven meekijken. Maar het scheelt enorm in tijd en zorgt voor veel meer structuur in het proces.”
Tips voor het vinden van de beste scan en herken software
Binnen Korento werkt Inez met verschillende systemen, afhankelijk van de klant. Zenvoices is daarbij haar favoriet. “We gebruiken Zenvoices veel, omdat het een prettige koppeling heeft met AFAS en heel gebruiksvriendelijk is. Je ziet tegelijk de begeleidende e-mail én de factuur, waardoor je snel kunt boeken zonder te hoeven zoeken in de mailbox. Dat klinkt klein, maar het scheelt echt tijd.”
Ook andere pakketten komen voorbij. “Trifact365 werkt op zich goed, maar laat de mail niet zien. En bij Elvy is dat wel mogelijk, maar dat programma vind ik minder gebruiksvriendelijk. Sommige klanten werken nog met Interfere, maar daar kunnen wij zelf niet in de inrichting. Zenvoices is in mijn ervaring de meest complete oplossing.”
Voor Inez draait het uiteindelijk niet alleen om techniek, maar om wat het oplevert. “Scan en herken software helpt klanten én ons om processen te versimpelen en overzicht te houden. Het is een mooi voorbeeld van hoe digitalisering echt verschil kan maken in de dagelijkse praktijk.”
Alles begint met een goed werkend proces
Een goed werkend scan en herkenproces begint volgens Inez bij de structuur aan de voorkant. “Het start eigenlijk bij de klant zelf,” legt ze uit. “Ik probeer altijd te regelen dat er een apart e-mailadres komt, bijvoorbeeld facturen@, waar alle facturen naartoe worden gestuurd. Dat voorkomt dat facturen eerst bij de directeur of in een algemene mailbox belanden.”
Die structuur is cruciaal om het proces efficiënt te laten verlopen. “Ik leer klanten om vaste facturen (zoals huur of energie) direct naar dat adres te sturen. Zo komen ze meteen op de juiste plek terecht. Vanuit die mailbox leggen we dan een koppeling met de scan en herken software, zodat facturen automatisch worden ingelezen en doorgestuurd naar het boekhoudpakket. Dat scheelt enorm veel tijd.”
Toch vraagt het vaak wat begeleiding. “Bij kleinere organisaties komt het nog regelmatig voor dat facturen op privéadressen binnenkomen,” vertelt Inez. “Dan leg ik uit: wat als jij ziek bent en niemand bij die mailbox kan? Daarom is het zo belangrijk dat alles via een centraal systeem loopt. Uiteindelijk blijft de klant gewoon verantwoordelijk voor de goedkeuring, alleen komt de factuur dan pas bij hen als hij netjes is ingeboekt. Dat maakt het proces sneller én overzichtelijker.”
Het doel van Inez is om klanten te helpen tijd te besparen en fouten te voorkomen. “Als een factuur eerst een week door het bedrijf zwerft, kost dat onnodig veel tijd. Door de juiste structuur aan te brengen, verloopt alles soepeler. En als mensen bij het bestellen van iets meteen een duidelijke referentie op de factuur zetten, scheelt dat mij weer heen-en-weer gemail. Zo leren we samen hoe het proces echt efficiënt kan werken.”
Wat organisaties merken van de nieuwe implementatie
De veranderingen die Inez bij haar klanten doorvoert, merk je vaak pas na verloop van tijd. “In het begin hebben ze het niet eens door,” vertelt ze. “Maar na een paar weken zie je het verschil: er komen geen herinneringen meer binnen, facturen worden sneller betaald en het hele proces verloopt gestructureerder.”
Een belangrijk onderdeel van die verbetering is de goedkeuringsflow in AFAS. “Sommige klanten moeten daar in het begin even aan wennen,” legt Inez uit. “Ze zijn gewend dat facturen direct betaald worden, maar nu moeten ze eerst zelf goedkeuren. Dat vraagt wat discipline, vooral in de beginfase.”
Soms levert dat grappige situaties op. “Dan krijg ik een mail met de vraag waarom een factuur nog niet is betaald. En als ik dan in AFAS kijk, blijkt dat juist díe persoon de factuur nog moet goedkeuren,” lacht ze. “We begeleiden klanten daar stap voor stap in. We leggen uit: kijk elke ochtend even of je nog taken hebt. Als dat eenmaal een gewoonte is, gaat het vanzelf.”
De voordelen zijn duidelijk: snellere betalingen, minder fouten en meer overzicht. “Herinneringen verdwijnen bijna volledig, en je hebt niet meer van die discussies over wie een factuur wel of niet heeft gezien. Alles is vastgelegd in AFAS, zoals wie wat heeft gedaan, wanneer en hoe lang iets heeft geduurd. Zo is het proces volledig transparant en controleerbaar.”
Successen bij klanten
Voor Inez ligt succes niet alleen in cijfers, maar vooral in wat die cijfers betekenen voor haar klanten. “Ik ben trots als een accountantscontrole goed verloopt,” vertelt ze. “Maar het mooiste moment is als een klant echt begrijpt wat er in de cijfers staat en zich zeker genoeg voelt om die zelf te presenteren aan bijvoorbeeld een raad van toezicht. Dan weet ik dat ik het goed heb gedaan.”
Die betrokkenheid gaat verder dan rapportages. “Ik kan ook heel gelukkig worden van iets simpels als een lege mailbox,” lacht Inez. “Dat alles netjes is afgehandeld en geordend geeft rust. Zelfs het automatisch laten binnenkomen van e-mails in de juiste map vind ik fijn, dat gevoel van structuur maakt mijn werk leuk.”
“Er gaat niks boven een lege mailbox. Het gevoel dat alles netjes is afgerond is écht heerlijk!”
Hulp bij het koppelen van scan en herken software
Het koppelen van scan en herken software lijkt voor veel organisaties ingewikkeld, maar volgens Inez is dat nergens voor nodig. “Als klanten denken: dat wil ik wel, maar hoe begin ik eraan? Dan helpen wij daarbij,” vertelt ze.
Bij Korento begeleiden we organisaties stap voor stap bij de implementatie, van het aanmaken van de juiste mailboxstructuur tot het koppelen van systemen als AFAS en Zenvoices. Zo zorgen we samen dat processen soepeler verlopen, fouten worden voorkomen en administraties futureproof worden ingericht.
Wil jouw organisatie ook slimmer werken met scan en herken software?
Neem contact op met Lean, Teamleider ERP Consultancy. Korento helpt je graag met een implementatie die voor jou werkt!
