Melanie van Gurp is 32 jaar en woont in Apeldoorn. Al meer dan zes jaar werkt ze bij Korento, waar ze is doorgegroeid tot Teamleider Youforce. In die rol is ze verantwoordelijk voor alle medewerkers van de salarisadministratie en consultants die werken met de software van Youforce.
Daarnaast is Melanie werkzaam als consultant en projectleider Youforce. Door een combinatie van deze werkzaamheden weet Melanie hoe ze organisaties optimaal kan begeleiden bij het implementeren en verbeteren van HR-processen. Met haar dubbele expertise (zowel inhoudelijk als projectmatig) ondersteunt ze klanten en collega’s van begin tot eind.
“Door mijn ervaring als consultant weet ik waar kansen liggen en waar extra aandacht nodig is.”
Haar grootste drijfveer is dat klanten bij de livegang direct probleemloos kunnen werken en écht profijt ervaren van het systeem.
Wat is Youforce?
Youforce is hét toonaangevende HR- en payrollsysteem van Nederland. Vrijwel alle werkprocessen van medewerkers, managers en HR-professionals komen hierin samen. Van adres- en bankrekeningwijzigingen tot declaraties, verlofaanvragen en verzuimmeldingen. Alles wordt in Youforce geregeld. Ook casemanagement, instroom-, doorstroom- en uitstroomprocessen en zelfs de digitale handtekening zijn geïntegreerd.
“Eigenlijk komt er geen papier meer aan te pas. Alles verloopt digitaal en volledig geautomatiseerd.”
Daarnaast wordt ook de salarisverwerking maandelijks via Youforce uitgevoerd. Het grote voordeel voor klanten is dat Youforce voortdurend inspeelt op wijzigingen op het gebied van wet- en regelgeving én samen met klanten nieuwe functionaliteiten ontwikkelt. Zo worden organisaties volledig ontzorgd.
Samenwerking Korento en Youforce
Melanie werkt voor uiteenlopende klanten, voornamelijk binnen de sectoren zorg & welzijn en overheid. Door haar kennis van de praktijk kan ze complexe processen eenvoudig vertalen naar Youforce.
“Het lukt mij heel goed om de vertaalslag te maken van de praktijk naar de techniek. Dat maakt het werken samen met klanten aan processen in Youforce voor mij zo leuk en uitdagend.”
Haar specialisatie in Youforce kwam voort uit de vraag vanuit de markt. In de beginjaren bij Korento werd ze meteen in het diepe gegooid en kreeg ze de kans om alle facetten van het systeem te ontdekken. Hierdoor ontwikkelde ze zich tot een allround expert die klanten op alle niveaus kan ondersteunen.
Korte lijnen met Youforce
Naast haar werk voor klanten onderhoudt Melanie nauw contact met Youforce (Visma|Raet). Korento is officieel partner, waardoor er korte lijnen bestaan met een vaste Customer Success Manager en de servicedesk.
“Eigenlijk heb je binnen één dag vrijwel altijd een eerste reactie. Dat maakt dat je snel weer door kan met optimaliseren en verbeteren.”
Deze nauwe samenwerking zorgt ervoor dat vragen en issues snel opgelost worden en dat klanten profiteren van de nieuwste ontwikkelingen en trends binnen Youforce.
Waarom kiezen voor Youforce
1. De Youforce App
Een van de meest populaire onderdelen is de Youforce app. Deze is speciaal ontwikkeld voor medewerkers en managers en maakt het mogelijk om alle HR-taken die binnen 60 seconden kunnen worden uitgevoerd, direct mobiel af te handelen.
“Declaraties indienen, verlof aanvragen of een ziekmelding doen: het kan allemaal razendsnel via de app.”
Volgens Melanie is de app niet alleen gebruiksvriendelijk, maar sluit hij ook perfect aan bij het huidige tijdperk waarin medewerkers altijd hun smartphone bij de hand hebben. Samen met klanten heeft Korento de app vanaf het begin uitgerold, waarbij zij de ontbrekende puzzelstukjes aanvult en advies geeft. Zo profiteren nieuwe klanten steeds weer van de ervaringen bij eerdere implementaties.
2. Innovatie en veiligheid
De afgelopen jaren heeft Youforce in hoog tempo nieuwe mogelijkheden toegevoegd. Een goed voorbeeld is de optie om diploma’s en certificaten te uploaden vanuit DUO via de mobiele telefoon. Door deze koppeling met DUO wordt fraude in de zorgsector vrijwel onmogelijk gemaakt.
“De koppeling tussen Youforce en DUO is echt uniek in de markt. Doordat Youforce ontwikkelt samen met klanten, komen dit soort oplossingen tot stand.”
Deze focus op veiligheid sluit naadloos aan bij de kernwaarden van Korento, zeker in sectoren zoals zorg en overheid, waar betrouwbaarheid en veiligheid cruciaal zijn.
Veel organisaties ervaren vergelijkbare uitdagingen binnen HR en salarisadministratie. Een terugkerend thema is fraude in de zorg, bijvoorbeeld met vervalste diploma’s of onjuiste registraties. Dankzij de koppelingen van Youforce met registers zoals DUO, BIG en SKJ worden dit soort risico’s sterk verminderd.
“Voorheen was het soms niet te controleren of diploma’s echt waren. Nu is dat volledig geborgd in de software.”
Ook het instroomproces is sterk verbeterd. Nieuwe medewerkers worden direct betrokken bij het proces en kunnen zelf veilig gegevens uploaden, nog voordat zij officieel in dienst zijn. Dat voorkomt onnodige mailwisselingen en verkleint de kans op datalekken.
3. Onderscheidend vermogen van Youforce
Wat Youforce verder onderscheidt van andere e-HRM-systemen, is de snelheid waarmee het inspeelt op veranderingen. Zo werden de gevolgen van Prinsjesdag al de dag erna aan klanten gecommuniceerd, inclusief een plan van aanpak.
“Als klant word je volledig ontzorgd. Je kan echt leunen op de ondersteuning van Youforce.”
Daarnaast werken klanten dus actief mee aan de doorontwikkeling van het systeem. Denk aan pilots rondom koppelingen met DUO of het BIG-register. Korento speelt hierin een verbindende rol door nauw contact met klanten én de softwareleverancier.
4. Procesverbeteringen van declaraties via de app
Een veelgebruikt voorbeeld van procesverbetering is de declaratie via de app. Voor medewerkers die niet dagelijks achter een laptop zitten, was declareren vroeger een drempel.
“Nu maakt de medewerker een foto van het bonnetje, de app leest door middel van AI het bedrag en de datum uit en de declaratie kan worden ingediend.”
Dat bespaart tijd en voorkomt dat stapels bonnetjes die pas na maanden bij HR terechtkomen. Het resultaat: snellere afhandeling en een beter overzicht voor de salarisadministratie.
Korento ondersteunt klanten niet alleen technisch, maar ook met communicatie en begeleiding bij de livegang. Soms gebeurt dit zelfs op locatie, zodat medewerkers direct met hun vragen terechtkunnen.
“Juist door tussen de medewerkers bij klanten te zitten, hoor je waar kansen liggen. Dat lukt op afstand bijna niet.”
De kracht van het systeem Youforce staat of valt met de inrichting
Een veelgehoord misverstand bij organisaties is dat een HR-systeem alle problemen vanzelf oplost. Het systeem kan heel veel, maar het valt of staat met de inrichting. Korento ziet geregeld dat processen nog op papier verlopen of dat organisaties niet goed in kaart hebben wie waarvoor verantwoordelijk is. Pas als de interne lijnen duidelijk zijn, kan Youforce optimaal ingericht worden. Dit levert niet alleen efficiëntie op, maar zorgt er ook voor dat audits of accountantscontroles soepel verlopen, omdat alles digitaal wordt gelogd.
Organisaties die met Korento overgaan op een digitale omgeving
Sommige organisaties vinden digitalisering spannend. Toch laat de ervaring zien dat zelfs medewerkers die in eerste instantie huiverig zijn, na verloop van tijd groot fan worden en alle processen willen digitaliseren.
“We hebben klanten waar medewerkers niet wilden digitaliseren en nu roepen dat ze nooit meer zonder Youforce willen werken. Dat is prachtig om te zien.”
Die omslag ontstaat doordat consultants van Korento dicht bij de klant staan en proactief meedenken. Door continu vragen te stellen zoals “Wat doe je nog buiten het systeem om?” en “Waar zitten knelpunten?” blijven processen zich ontwikkelen en verbeteren.
Actuele thema’s die wij zien in de praktijk
Youforce speelt actief in op onderwerpen als automatisering, veiligheid en hybride werken. Alles wat binnen zestig seconden kan, wordt via de app gefaciliteerd. Bovendien worden processen zoveel mogelijk geautomatiseerd en binnen de software gehouden, zodat veiligheid gewaarborgd blijft.
“Hybride werken maakt niet uit. HR-taken kun je via Youforce overal uitvoeren, veilig en eenvoudig via de cloud.”
Door koppelingen met registers en de focus op fraude- en dataveiligheid staat zorgeloos HR centraal. Voor HR-afdelingen betekent dit minder administratieve lasten en meer tijd voor wat echt belangrijk is!
Vooruitblik en innovaties
De ontwikkelingen binnen Youforce staan niet stil. De komende jaren verwacht Melanie dat manager-taken nog gebruiksvriendelijker worden gemaakt en dat organisaties verder worden ontzorgd in hun dagelijkse processen.
“Ik verwacht dat AI steeds meer gaat ondersteunen, bijvoorbeeld door processen voorspelbaarder te maken en nog meer te automatiseren.”
Ook integraties met andere systemen (zoals roostersoftware of een LMS) zullen eenvoudiger worden.
Op het gebied van salarisadministratie ziet Melanie eveneens grote kansen:
“Ik geloof dat de payroll de komende jaren nog verder vereenvoudigd wordt, met meer standaard controles en slimme ondersteuning vanuit AI.”
Hoewel veel HR-processen in de toekomst volledig geautomatiseerd zullen zijn, blijft volgens Melanie de menselijke factor onmisbaar. Administratieve taken kunnen vrijwel geheel door de software worden afgevangen, maar juist in gesprekken en begeleiding is de mens van doorslaggevend belang.
Advies van Melanie aan organisaties
Voor organisaties die hun HR-processen met Youforce willen optimaliseren, heeft Melanie een duidelijk advies:
“Ga er met een open blik in en gebruik de best practices van Youforce als basis. Digitaliseer zoveel mogelijk en denk in processen van A tot Z, dus bij een indienstproces vanaf het sollicitatiegesprek tot en met de inrichting van de werkplek.”
Door het proces volledig mee te nemen en slim gebruik te maken van de bestaande functionaliteiten, gaat het systeem écht voor je werken in plaats van andersom.
Youforce inzetten met Korento dichtbij
Korento is de ideale partner om Youforce succesvol in te zetten. Als officiële partner beschikt Korento over een groot team van specialisten die dagelijks met het systeem werken voor uiteenlopende klanten en cao’s.
“Wij onderscheiden ons door onze praktijkervaring, kritische blik en persoonlijke aanpak. Wij bepalen niet voor de klant, maar begeleiden, adviseren en geven richting. De klant blijft altijd eigenaar van het proces.”
Vaak is er binnen 24 uur (en uiterlijk 48 uur) is er altijd een oplossing of een update. Door met ticketsystemen en korte lijnen te werken, blijft de ondersteuning constant beschikbaar.
“We zijn geen leverancier op afstand, maar echt een kennispartner en soms bijna collega’s van onze klanten. Vanuit vertrouwen en openheid ontstaan samenwerkingen die digitalisering leuk en waardevol maken.”
Met deze aanpak draagt Melanie binnen Korento bij aan een toekomst waarin HR-processen slimmer, veiliger en gebruiksvriendelijker zijn, altijd met oog voor de mens achter de techniek.
Oriënterend gesprek
Voordat je overstapt op een nieuw systeem, is het slim eerst inzicht te krijgen in je huidige situatie. Met de digitaliseringsscan van Youforce of een oriënterend gesprek met Korento voorkom je hoge kosten, risico’s voor je bedrijfsvoering en onnodige impact op medewerkers. Vraag een oriënterend gesprek aan en ontdek wat Youforce voor jouw organisatie kan betekenen.
