In deze nieuwsbrief:

Met de auto van de zaak op vakantie

Als de werknemer de auto van de zaak gebruikt om op vakantie te gaan, zijn er een aantal aandachtspunten waar de werkgever rekening mee moet houden. Denk aan de situatie dat een werknemer een andere auto meeneemt op vakantie, en aan het bewaren van tankbonnetjes uit het buitenland.

Voor een werknemer met een auto van de zaak moet de werkgever rekening houden met de bijtelling voor privégebruik van die auto. De bijtelling (tool) is loon in natura. Alleen als de werknemer aantoonbaar maximaal 500 kilometer privé rijdt met de auto van de zaak, mag de werkgever de bijtelling achterwege laten. Maar als de werknemer de auto meeneemt op vakantie, moet de werkgever hoogstwaarschijnlijk de bijtelling toepassen. Let op naheffingsgevolgen bij de werknemer als hij een Verklaring geen privégebruik auto heeft en onverwacht door de vakantie op jaarbasis toch 500 of meer privékilometers gaat rijden in zijn auto van de zaak.

Tijdelijk een andere auto voor de vakantie

Rijdt de werknemer normaal gesproken in een elektrische auto van de zaak, maar wil hij voor de vakantie liever een auto met een grote actieradius of eentje die een caravan kan trekken? Dan kunnen werkgever en werknemer de mogelijkheid van een vervangende auto bespreken. Als de werknemer zijn elektrische auto waarvoor moet worden bijgeteld voor die periode (aantoonbaar) inlevert, geldt dat de werknemer tijdens zijn de vakantieperiode een bijtelling krijgt over de tijdelijke auto, en voor de rest van het jaar over zijn elektrische auto. Krijgt de werknemer de vakantieauto van de zaak ter beschikking naast zijn elektrische auto waarvoor moet worden bijgeteld, dan geldt voor de vakantieperiode een dubbele bijtelling. Voor de vakantieauto is dit minimaal de forfaitaire bijtelling, maar het zou kunnen dat sprake is van excessief privégebruik. De vakantieauto wordt immers (bijna) niet zakelijk gebruikt. Als de werkelijke waarde van het privégebruik meer is dan het bedrag van de bijtelling, moet de werkgever de werkelijke waarde van het privégebruik bij het loon tellen.

Tanken in het buitenland

Werknemers die hun auto van de zaak mee op vakantie nemen, mogen hun buitenlandse brandstofkosten onder voorwaarden van de bijtelling aftrekken of declareren. Vaak is immers de tankpas niet in het buitenland te gebruiken. Ditzelfde geldt voor tolkosten die de werknemer maakt op buitenlandse tolwegen. Let op dat de werkgever daarover wel van tevoren schriftelijke afspraken moet maken en de werknemer alle bonnetjes goed moet bewaren.

BTW-aangifte bv vanaf 2022 verplicht met eHerkenning

Ondernemers kunnen vanaf 2022 niet meer terecht op het ‘oude portaal’ van de Belastingdienst voor hun BTW-aangifte. Zij moeten dan over naar Mijn Belastingdienst Zakelijk. Dat wil zeggen dat bijvoorbeeld bv’s die zelf aangifte doen de digitale sleutel eHerkenning moeten hebben. Eenmanszaken kunnen nog steeds met DigiD inloggen.

De fiscus heeft een brief gestuurd naar ondernemers die nog het oude portaal gebruiken voor hun BTW-aangifte (toolbox). Daarin staat dat zij BTW-aangiftes ‘over 2022 en daarna’ alleen nog kunnen doen via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Dit zou dus betekenen dat zij de laatste aangifte over 2021 nog wél via het oude portaal kunnen doen.

Voor Mijn Belastingdienst Zakelijk is eHerkenning 3 nodig

De fiscus is al langer bezig met een geleidelijke overgang naar een ander digitaal hoekje voor ondernemers. Uiteindelijk gaat het oude portaal voor ondernemers dicht en blijft alleen Mijn Belastingdienst Zakelijk over. Eerder zijn bijvoorbeeld de aangifte vennootschapsbelasting (VPB) en de loonaangifte al verplicht via Mijn Belastingdienst Zakelijk gaan lopen.
Voor de BTW was die verplichting er nog niet. Maar getuige de brief van de Belastingdienst komt daar dus per 2022 een eind aan. Eenmanszaken kunnen net als in het oude portaal inloggen met DigiD, wat een gratis inlogmiddel is. Maar voor andere rechtsvormen geldt dat niet. Zij moeten de digitale sleutel eHerkenning kopen om binnen te komen, met betrouwbaarheidsniveau 3. Ondernemingen die deze eHerkenning alléén nodig hebben voor contact met de Belastingdienst kunnen een speciale variant van de digitale sleutel aanschaffen. Daarvoor is er ook een compensatieregeling, waarmee ondernemingen een keer per jaar € 24,20 vergoed kunnen krijgen. Voor een reguliere eHerkenning, die dus ook nodig is voor ondernemingen die zelf de aangifte VPB of de loonaangifte doen, is er geen compensatieregeling.

Andere opties voor BTW-aangifte

Uit de brief van de fiscus wordt niet helemaal duidelijk of het oude portaal met ingang van 2022 al definitief dichtgaat. Op de site van het oude portaal is daar op dit moment ook nog geen datum voor genoemd. Voor ondernemingen die Mijn Belastingdienst Zakelijk niet willen gebruiken geeft de fiscus in zijn brief als optie om de BTW-aangifte te doen met een softwarepakket ‘dat daarvoor geschikt is’, of aan te kloppen bij een fiscaal dienstverlener. In het algemeen kunnen ondernemers die hun belastingzaken uitbesteden aan een adviseur diegene machtigen om met eHerkenning aangifte te doen. Zo hoeven zij zelf geen eHerkenning te kopen.

Nieuw inlogmiddel voor de Belastingdienst in 2022?

Naast deze ontwikkelingen staan er op inloggebied nog flink wat veranderingen op stapel. Die hebben te maken met de invoering van de Wet digitale overheid. Die wet regelt onder meer dat er straks geen onderscheid meer is tussen inlogmiddelen voor burgers en bedrijven, zo meldt staatssecretaris Raymond Knops van Binnenlandse Zaken in een brief (pdf) aan de Tweede Kamer. Zo komen er voor burgers andere private aanbieders van digitale sleutels naast DigiD en voor ondernemingen ook andere inlogmiddelen naast eHerkenning. De invoering van dit deel van de wet staat vooralsnog op de rol voor 2022. Knops schrijft ook dat hij kijkt naar een door de overheid opgezet inlogmiddel voor de Belastingdienst in de tweede helft van 2022. Dat inlogmiddel zou in eerste instantie gratis beschikbaar moeten zijn. De compensatieregeling zou dan niet meer voortgezet worden.

Meer veiligheidsrisico’s op werkplekken met lawaai

In Nederland zijn naar schatting bijna 30.000 mensen slechthorend door het werk. Elk jaar worden 2.500 nieuwe gevallen van lawaaislechthorendheid officieel gemeld en geregistreerd. Schade aan het gehoor is onomkeerbaar. De werkgever moet dus inzetten op preventie.

Niet alleen op bouwplaatsen en in fabrieken, maar ook op andere werkplekken kan geluid kan een risico zijn voor de werknemers. Geluid kan werknemers afleiden van hun werk en zorgen voor concentratieproblemen. Daardoor ontstaan veiligheidsrisico’s. Werknemers horen voertuigen niet naderen of vangen waarschuwingssignalen niet op. Daarnaast kan hard geluid leiden tot hardhorendheid of doofheid als beroepsziekte. Als geluid zorgt voor gehoorbeschadiging, gaat het om schadelijk geluid of lawaai. De werkgever moet dit zo veel mogelijk voorkomen.

Gehoorschade bij werknemers herkennen

Gehoorverlies ontstaat vaak geleidelijk. Daardoor kan het gebeuren dat een werknemer het zelf niet door heeft dat zijn gehoor achteruit gaat. Er zijn wel signalen die daarop kunnen wijzen:

Werknemers horen continu een bepaald geluid, zoals een piep of een rinkelend geluid in het oor.
Werknemers hebben moeite met het voeren van alledaagse gesprekken. Ze moeten zich heel erg concentreren om de ander te kunnen verstaan in een ruimte met achtergrondgeluid en moeten vaak vragen wat de ander zegt.
Werknemers gaan harder praten, ook als dat voor de ander niet nodig is.
Geluiden, zoals muziek, kunnen vervormd klinken of dof.

Gehoorverlies werknemer testen

Als geluid een arbeidsrisico is in de organisatie, kan de werkgever zijn werknemers een periodiek arbeidsgezondheidskundig onderzoek (PAGO) aanbieden. Dat is voor sommige beroepen verplicht. Verder is het goed om voorlichting te geven over de risico’s van werken in een omgeving met lawaai en hard geluid. Ook moeten werknemers voorlichting en instructie krijgen over het gebruik van gehoorbescherming tijdens het werk. Werknemers hebben recht op een preventief bezoek aan de bedrijfsarts als ze twijfelen of hun gehoor achteruit gaat en als ze advies nodig hebben. Wijs werknemers erop dat ze kosteloos en anoniem een afspraak kunnen maken.

Thuiswerkadvies door corona terug van kort weggeweest

Ongeveer tweeënhalve week na het vervallen van het advies ‘thuiswerken als dat kan’, wordt thuiswerken weer de norm. Dat kondigde demissionair premier Rutte aan tijdens het coronadebat in de Tweede Kamer.

Sinds 26 juni mochten werknemers, in overleg met hun werkgevers, weer maximaal de helft van hun tijd op kantoor werken. Dit advies was echter van korte duur. Premier Rutte zag in het explosief gestegen aantal coronabesmettingen geen aanleiding om het thuiswerkadvies weer in te stellen – de meeste besmettingen vonden plaats in de horeca – maar hij zegde dit toch toe vanwege de wens hiervoor in de Tweede Kamer. Hoewel thuiswerken weer de norm is, geldt er nog steeds geen wettelijk recht op thuiswerken.

Uitbreiding van basisregels

Ook is er aan de geldende basisregels één toevoeging gedaan die van belang is voor organisaties waar thuiswerken niet mogelijk is: het zorgen voor voldoende frisse lucht. De basisregels gelden ook op kantoor en zien er nu als volgt uit:

Was regelmatig uw handen.
Houd anderhalve meter afstand.
Blijf thuis bij klachten.
Zorg voor voldoende frisse lucht.

Om onduidelijkheden over het thuiswerken weg te nemen bij werkgevers en werknemers, heeft het kabinet in februari een handreiking (pdf) gepubliceerd. Op korte termijn volgt er meer duidelijkheid over het hernieuwde thuiswerkadvies.

Werkgevers willen fors blijven inzetten op thuiswerken

Het thuiswerken is door de coronacrisis uit nood geboren, maar werkgevers willen ook na de crisis hier fors op blijven inzetten. Dat blijkt uit onderzoek van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. Zo willen werkgevers blijven investeren in faciliteiten voor het online vergaderen en de thuiswerkplek. Ook het (verder) invoeren van flexibele werktijden staat hoog op de agenda. Verder willen werkgevers het woon-werkverkeer nog meer verduurzamen. Enerzijds door meer thuis te werken en werknemers te stimuleren buiten de spits te reizen, anderzijds door werknemers te stimuleren om gebruik te maken van elektrische auto’s en fietsen.

Betere werk-privébalans

Ook werknemers pleiten voor een blijvende combinatie van thuis en op locatie werken. Uit onderzoek van het Sociaal en Cultureel Planbureau komt naar voren dat thuiswerken zorgt voor een betere werk-privébalans van werknemers. Het blijkt daarbij voornamelijk belangrijk dat werknemers zeggenschap hebben over de invulling van hun werkplek en werktijden. Toch verbetert het thuiswerken niet voor elke groep de werk-privébalans; voor vrouwen met zorgtaken voor jonge kinderen maakte het thuiswerken geen positief verschil.

Een gezonde lunch is geen vrijgestelde arbovoorziening

Een gezonde lunch valt niet onder de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen. Dit oordeelde Rechtbank Den Haag onlangs.

Een werkgever vond dat de gezonde lunchmaaltijden die hij aan zijn werknemers verstrekte gericht vrijgesteld waren. Maar de rechter oordeelde dat de lunches niet kwalificeerden als een voorziening die rechtstreeks voortvloeide uit het arbobeleid dat de werkgever voerde op grond van de Arbowet. Er was daarom geen gerichte vrijstelling van toepassing en de eindheffing die de werkgever moest betalen vanwege overschrijding van de vrije ruimte bleef in stand.

Zonder zout, suiker en E-nummers

Wat was er aan de hand? Een werkgever gaf zijn werknemers dagelijks gratis een lunch in het bedrijfsrestaurant. De lunchmaaltijden hadden een vastgestelde minimumhoeveelheid groenten, waren afgestemd met een diëtiste en bevatten geen toevoegingen zoals zout, suiker en E-nummers. Werknemers betaalden hiervoor geen eigen bijdrage. De werkgever wees de verstrekking van de lunchmaaltijden aan als eindheffing en bracht deze ten laste van de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Hierdoor overschreed hij zijn vrije ruimte en betaalde over het meerdere 80% eindheffing: zo’n € 60.000 in totaal over twee jaar.

Lunch was onderdeel van het arbo- en preventiebeleid

In bezwaar en beroep tegen de eindheffing pleitte de werkgever dat de lunchmaaltijden onder de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen (infographic) zouden moeten vallen en daardoor onbelast zouden blijven. Zoals volgde uit zijn risico-inventarisatie en -evaluatie (RI&E) en het Plan van Aanpak (tool) vormde de lunchmaaltijden een relevant, wezenlijk en integraal onderdeel van het arbo- en preventiebeleid dat hij voerde. Maar de Belastingdienst en de rechter waren het hier niet mee eens. Een lunchmaaltijd is geen verstrekking vanwege bijzondere risico’s die samenhangen met de aard van het werk, maar voor het verbeteren van de gezondheid van de werknemer in het algemeen. Bovendien vond de rechter het ook van belang dat de loonbelasting een regeling kent voor waardering van maaltijden op de werkplek (op grond van een normbedrag). De betaalde eindheffing bleef dus in stand.

Rechtbank Den Haag, 23 juni 2021, ECLI (verkort): 6986

Let op fysieke belasting bij zwangere werkneemsters

Uit voorzorg voor het ongeboren kind moeten zwangeren niet werken op plekken waar de fysieke belasting hoog is. De belastbaarheid van vrouwen verandert door de zwangerschap. Ook na de bevalling is dit een punt van aandacht.

Tijdens de zwangerschap en net na de bevalling is de werkneemster extra kwetsbaar. Vandaar dat de werkgever zich zodra hij weet dat een werkneemster zwanger is, moet houden aan de regels rond zwangerschap. Om de aanstaande moeder en het ongeboren kind te beschermen zijn er regels voor de arbeidstijden en de arbeidsomstandigheden. Zo moet de zwangere voldoende pauzes nemen, mag ze niet te lang werken en geen nachtdiensten draaien. Ook blootstelling aan schadelijke stoffen en zware fysieke belasting moet voorkomen worden.

Preventieve maatregelen nemen

In sectoren waar lichamelijke inspanning bij het werk hoort, moeten werkgevers preventieve maatregelen nemen om overbelasting te voorkomen. In de horeca, de kinderopvang of de zorg bijvoorbeeld zijn werkgevers verplicht voorlichting te geven over de gevaren van te zware fysieke inspanning en het belang van een goede werkhouding. Ook moeten zij instructie geven over gezonde manieren van dragen en tillen. Daarnaast kunnen zij hulpmiddelen ter beschikking stellen om de belasting te verlagen zoals tilhulpmiddelen (infographic) of dragen en tillen zo veel mogelijk voorkomen.

Op de juiste manier tillen

Voor werkneemsters die zwanger zijn, gelden aparte regels. Gedurende de hele zwangerschap moeten ze bukken, hurken of knielen zo veel mogelijk voorkomen, net als tillen. Is dragen en tillen tijdens het werk niet te voorkomen, let er dan op dat er niet meer dan tien kilo in een keer wordt getild. Vanaf de twintigste week geldt een maximum van niet vaker dan tien keer per dag vijf kilo handmatig tillen en vanaf de dertigste week niet vaker dan vijf keer vijf kilo. Zorg ervoor dat zwangere werkneemsters in de laatste drie maanden niet vaker dan 1 keer dag bukken, hurken en knielen.

Bron: HR Rendement

Financieel, Nieuws, Nieuwsbrieven, Salaris

Nieuwsbrief juli- Op vakantie met de auto van de zaak, BTW-aangifte, risico’s en meer nieuws