Nieuwsbrief juni – Lockdown vergroot kans op klachten, rapportagedruk, vervaltermijnen en ander nieuws

In deze nieuwsbrief:

Lockdown vergroot kans op klachten door langdurig zitten

lockdown, payroll, hr

Van de thuiswerkers tijdens de lockdown bracht maar liefst 89% iedere dag zes uur of meer door achter zijn beeldscherm. Door dit langdurige zitten neemt de kans op lichamelijke klachten aanzienlijk toe, meldt TNO in het factsheet beeldschermwerk.

TNO heeft een aantal cijfers op een rij gezet voor beeldschermwerk gedurende de lockdown. Daaruit blijkt dat een aanzienlijke groep van de thuiswerkers lange dagen op de werkplek achter het beeldscherm maakt. Van degenen die het afgelopen jaar langer dan 6 uur per dag achter de monitor zaten en klachten kregen, meldde 32% dat deze de schouder betroffen en 30% rapporteerde klachten aan de nek. Van de werkgerelateerde verzuimdagen heeft 16% langdurig computerwerk als oorzaak. Arbomaatregelen zijn dus zeker belangrijk om het verzuim terug te dringen, maar dit is niet voor alle werkgevers even duidelijk. 15% van de ondervraagde werknemers rapporteert tegenover TNO dat hun werkgever geen enkele maatregel genomen heeft om het beeldschermwerk arboverantwoord te maken.

Leidinggevende moet goede voorbeeld geven 

Natuurlijk vallen hier de inmiddels bekende maatregelen voor de thuiswerkplek onder, zoals een extra toetsenbord en eventueel scherm naast de laptop, zodat toetsenbord en beeldscherm los van elkaar opgesteld kunnen worden. Ook een losse muis in plaats van het touchpad is aan te raden. Daarnaast kan de werkgever de bureaustoel tijdelijk uitlenen. Maar TNO wijst eveneens op het belang van goede communicatie over het onderwerp, ook nu nog. Regelmatig informeren of werknemers klachten ondervinden, is belangrijk. Maar het scheelt ook als de leidinggevenden zelf het goede voorbeeld geven, bijvoorbeeld door regelmatig te pauzeren (tool) of een sportmomentje in te lassen.


Wijzigingen in regels voor personeel per 1 juli 2021

Per 1 juli 2021 treden er enkele wetswijzigingen en regelingen in werking die relevant zijn voor het personeelsbeleid binnen organisaties. Het gaat onder andere over het minimumloon, de coronasteunmaatregelen en oproepkrachten.

De volgende zaken wijzigen per 1 juli 2021:

  • De volgende ronde van coronasteun gaat van start. De steunmaatregelen, waaronder de tegemoetkoming in de loonkosten van de vierde NOW en de coulanceregeling voor vaste onbelaste reiskostenvergoedingen, lopen door tot 1 oktober 2021.
  • Het wettelijk minimumloon stijgt met 0,96%. Werkgevers betalen in de tweede helft van 2021 minimaal € 1.701 bruto per maand aan werknemers van 21 jaar en ouder. Ook gaan de nieuwe rekenregels in.
  • De regels voor het jaarlijkse aanbod voor een vaste arbeidsomvang aan oproepkrachten worden strenger. De vaste arbeidsduur gaat in op uiterlijk de eerste dag van de ‘15e maand’.
  • De resterende wettelijke vakantiedagen van 2020 vervallen. De vervaldatum geldt alleen als de werkgever de werknemer hierover goed en duidelijk heeft geïnformeerd.
  • Samenwerkingsverbanden in het mkb en grootbedrijven in de landbouw-, horeca- en recreatiesector kunnen tot en met 30 juni (17.00 uur) subsidie aanvragen voor de SLIM. Voor individuele mkb’ers opent het tweede aanvraagtijdvak op 1 september.
  • Sinds 2 juni zijn aanvragen voor de subsidieregeling praktijkleren in te dienen, maar per 1 juli geldt dat voor de aanvraag een hoger betrouwbaarheidsniveau van eHerkenning nodig is.

Een maatregel die al per 1 juni in werking is getreden, is een tijdelijke vrijstelling van de tewerkstellingsvergunningsplicht voor essentieel personeel van start-ups.

Grote plannen voor toekomstbestendige arbeidswetten

Voor grote veranderingen in de arbeidswetgeving is het wachten op de formatie van een nieuw kabinet. De politieke partijen namen in hun verkiezingsprogramma (artikel) allerlei wijzigingen op en ook de SER heeft onlangs geadviseerd ingrijpende veranderingen door te voeren, maar het moet nog blijken of deze wijzigingen in de praktijk haalbaar zijn.

Natuurlijk vallen hier de inmiddels bekende maatregelen voor de thuiswerkplek onder, zoals een extra toetsenbord en eventueel scherm naast de laptop, zodat toetsenbord en beeldscherm los van elkaar opgesteld kunnen worden. Ook een losse muis in plaats van het touchpad is aan te raden. Daarnaast kan de werkgever de bureaustoel tijdelijk uitlenen. Maar TNO wijst eveneens op het belang van goede communicatie over het onderwerp, ook nu nog. Regelmatig informeren of werknemers klachten ondervinden, is belangrijk. Maar het scheelt ook als de leidinggevenden zelf het goede voorbeeld geven, bijvoorbeeld door regelmatig te pauzeren (tool) of een sportmomentje in te lassen.


Voelt u de rapportagedruk ook groeien?

Waarschijnlijk krijgt uw organisatie regelmatig met diverse wijzigingen te maken. Als controller voelt u de rapportagedruk de laatste maanden dan ook steeds hoger oplopen.  Inzicht in de cijfers van uw organisatie is daarom nu nóg belangrijker dan voorheen. De directie wil immers snel kunnen zien hoe de zaken ervoor staan en indien nodig direct kunnen bijsturen.

Wanneer bedrijfsprocessen binnen uw organisatie nog niet (volledig) gedigitaliseerd zijn, stijgt rapportagedruk nog sterker. Want hoe stelt u in die situatie als controller eenvoudig een goede rapportage samen? Als inkoopfacturen nog ergens in de organisatie rondzwerven, het niet zeker is of betalingen al bij de bank verwerkt zijn en u niet weet wat de liquiditeitspositie van de organisatie is? Daar komt mogelijk nog bij dat veel systemen niet naadloos op het centrale financiële systeem zijn aangesloten. Alles bij elkaar genomen is het dan bijna onmogelijk om regelmatig, snel en betrouwbaar te rapporteren.

Sneller kunnen rapporteren

Als controller in een niet of beperkt gedigitaliseerde organisatie stelt u waarschijnlijk rapportages met de hand samen met gegevens uit verschillende systemen en diverse Excel-sheets. Voor elke vraag van de directie maakt u handmatig een nieuwe rapportage die u vervolgens naar de juiste personen verstuurt. Hierdoor is het maken van analyses lastig en bent u het totaaloverzicht al snel kwijt.

Elke rapportage is slechts een momentopname en gebaseerd op ‘oude’ gegevens. U weet als controller dat het maken van begrotingen voor de toekomst op basis van alleen cijfers uit het verleden onmogelijk betrouwbaar te krijgen is, terwijl de rapportagebehoefte door de vele wijzigingen alleen maar toeneemt. U wilt nu juist sneller en meer verschillende rapportages kunnen opleveren! Maar hoe lost u dit op?

Maak uw organisatie wendbaarder

Door processen te automatiseren wordt uw organisatie wendbaarder. Veel handelingen zijn steeds hetzelfde, ook als deze complex van aard zijn. Door deze taken te automatiseren bespaart u veel tijd, voorkomt u fouten en heeft u altijd actueel inzicht in de stand van zaken. U hoeft dan alleen nog aandacht te besteden aan de uitzonderingen.

Het belang van datakwaliteit

Wanneer u besluit bedrijfsprocessen te automatiseren, is het belangrijk om eerst te kijken naar de datakwaliteit. Het achteraf opsporen en oplossen van datavervuiling is vaak een tijdrovende klus. Tijd die u liever aan iets anders zou besteden. Zorg er daarom voor dat de data zo vroeg mogelijk in het proces gevalideerd is. Dit doet u door zo dicht mogelijk bij de bron al controles in te voeren zodat afwijkingen direct worden gesignaleerd.

Voer zo dicht mogelijk bij de bron al controles in zodat afwijkingen direct worden gesignaleerd.

Vervolgens moeten de diverse systemen waarmee u werkt aan elkaar worden verbonden. Werkt u bijvoorbeeld met een systeem voor de invoer van klantgegevens, een andere oplossing voor de invoer van projectinformatie en weer een ander pakket voor de invoer van voorraad? Door deze verschillende systemen aan elkaar te koppelen, nemen zij gegevens automatisch over en hoeft u deze niet langer meerdere malen (handmatig) in te voeren.

Drie stappen om sneller te kunnen rapporteren

Natuurlijk zijn er nog meer manieren van digitalisering rondom het facturatie- en betalingsproces die u veel werk uit handen kunnen nemen. Sommige zijn al vrij snel te realiseren zoals een directe bankkoppeling, een geautomatiseerd goedkeuringsproces en e-facturatie.

Bankafschriften automatiseren

Met een directe bankkoppeling ontvangt u met één druk op de knop dagelijks bankafschriften in uw administratie. U hoeft niet langer zelf bestanden met bankmutaties op te halen en in te lezen; uw financiële software matcht de mutaties automatisch met de bijbehorende facturen. Het aantal handmatige handelingen neemt drastisch af, u bent minder tijd kwijt aan betalingen en minimaliseert bovendien de kans op fouten. Met een directe bankkoppeling maakt u dus een flinke efficiëntieslag.

Goedkeuringsprocessen automatiseren

Door het goedkeuringsproces van inkomende facturen volledig te automatiseren, komt een factuur op basis van bijvoorbeeld de afdeling en/of de hoogte van het bedrag automatisch terecht bij de persoon die hiervoor goedkeuring moet geven. Deze kan de factuur goedkeuren, afkeuren of doorsturen naar een collega voor de afwikkeling. Zo heeft u volledig grip op de goedkeuring van facturen en het bijbehorende proces en vergroot u de bedrijfsefficiency. Bent u benieuwd wat het automatiseren van goedkeuringsprocessen uw organisatie kan opleveren? Neem contact met ons op voor de mogelijkheden.

Het gemak van e-facturatie

Elektronisch factureren is de standaard van de toekomst als het gaat om facturatieprocessen. Met een e-factuur bespaart u eenvoudig zowel op uitgaande als inkomende facturen veel tijd en geld. Doordat alle informatie in één keer system-to-system wordt aangeleverd bent u niet langer veel tijd kwijt aan handmatige invoer.

E-facturen worden direct verwerkt in de financiële administratie en opgeslagen op alle relevante locaties, waardoor de kans op fouten minimaal wordt. Facturen staan op regelniveau direct in de boekhouding zodat uw klant meteen over kan gaan tot het betaalbaar stellen ervan. Ervaring leert dat e-facturatie ervoor zorgt dat geld sneller op de rekening van uw organisatie staat, met als resultaat een verbeterde cashflow en veel eenvoudiger debiteurenbeheer.

Rapporteren op elk gewenst moment

Aan het aantal snel opvolgende wijzigingen voor uw organisatie kunt u als controller niet veel veranderen. Wel kunt u door verschillende systemen te integreren en processen te automatiseren veel tijd besparen, fouten voorkomen en altijd actueel inzicht in de stand van zaken hebben. Zo kunt u de directie op elk gewenst moment snel laten zien hoe de organisatie ervoor staat en kan er indien nodig direct worden bijgestuurd.

Bron: Visma Software.



Geldt vervaltermijn vakantiedagen ook voor zieke werknemer?

Een werknemer die ziek is, heeft mogelijk niet al zijn vakantiedagen voor de wettelijke vervaldatum kunnen opnemen. Onder omstandigheden behoudt de werknemer die vakantiedagen nog een tijdje.

Normaal gesproken geldt dat wettelijke vakantiedagen van werknemers een half jaar na het jaar van opbouw vervallen. Een kortere vervaltermijn is verboden, een langere onder voorwaarden niet. Als een werknemer ziek is, blijft hij gewoon vakantiedagen opbouwen. Maar is de werknemer lang afwezig door de ziekte, dan kan hij die opgebouwde vakantiedagen misschien niet benutten. In de wet is daarom vastgelegd dat als een werknemer tot aan de vervaltermijn redelijkerwijs niet in staat is geweest om alle wettelijke vakantiedagen op te nemen, niet de vervaltermijn van (doorgaans) een half jaar na het jaar van opbouw geldt, maar de verjaringstermijn van vijf jaar na het jaar van opbouw. Deze situatie kan zich voordoen bij langdurige ziekte.

Geen re-integratie, geen verval van vakantiedagen

Als een zieke werknemer nog niet re-integreert op het moment dat de vervaltermijn verloopt, geldt dat hij redelijkerwijs niet in staat is geweest om de vakantiedagen te benutten. Is hij wel begonnen met re-integreren en bestaan er mogelijkheden voor vakantie, dan komen de wettelijke dagen gewoon te vervallen, net als bij andere werknemers. Maar er is dus enige ruimte voor discussie. De bewijslast van het niet kunnen opnemen van het wettelijke minimum aan vakantie rust op de werknemer. Of een vakantie voor een re-integrerende werknemer nadelig is, is aan de bedrijfsarts om te beoordelen. 
Bovenwettelijke vakantiedagen die de zieke werknemer niet heeft opgenomen, mag de werkgever in overleg tussentijds uitbetalen of zelfs wegstrepen als dat is vastgelegd. Over de vakantiedagen van de zieke werknemer is de werkgever het volledige salaris verschuldigd.


Subsidiebeschikking voor bijna 3.500 duurzame projecten

De Stimuleringsregeling Duurzame Energieproductie en klimaattransitie (SDE++) is bedoeld voor aanvragen op het gebied van innovatie. In november vorig jaar vond de eerste openstelling van de SDE ++ plaats. Hierdoor werd het voor het eerst mogelijk om niet alleen subsidie te krijgen voor de productie van duurzame energie, maar ook voor andere CO2-reducerende technieken, waaronder de afvang- en opslag van CO2 en elektrische boilers. Inmiddels heeft de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) het merendeel van de subsidiebeschikkingen afgegeven. 

Ruim 3.300 projecten op daken

Net zoals in recente rondes van de SDE+-regeling is het overgrote deel van de subsidiebeschikkingen afgegeven voor projecten voor fotovoltaïsche zonnepanelen (zon-PV). Dit zijn in totaal 3.424 projecten. Hiervan wordt 97% – ruim 3.300 projecten – gerealiseerd op daken. Het grootste deel van het budget, namelijk € 2,1 miljard, is toebedeeld aan afvang en opslag van CO2. Hiermee wordt 34 Mton van CO2 per jaar verminderd. Er zijn ook verschillende beschikkingen uitgegeven voor andere nieuwe technieken op het gebied van restwarmte, warmtepompen en elektrische boilers. De projecten die een subsidiebeschikking hebben gekregen, kunnen samen 3,29 megaton CO2-reductie per jaar besparing opleveren. 

SDE++ later opengesteld

Recent is besloten om de SDE++ 2021 later open te stellen. Provincies en gemeenten hebben aangegeven dat er met de aangekondigde periode van openstelling druk staat op de vergunningverlening van veel wind- en zonprojecten. De SDE++ 2021 start daarom pas op 5 oktober 2021 en de openstelling sluit op 11 november 2021.


FNV wil verplichte aanschaf van AED vanaf 50 werknemers

Vakbond FNV heeft er in Nieuwsuur voor gepleit om een AED verplicht te stellen voor bedrijven vanaf 50 werknemers. Dit staat nu nog niet specifiek als verplichting in de Arbowet. Daarin is nu alleen opgenomen dat de werkgever verplicht is voor de veiligheid van de werknemers te zorgen.

De hartstilstand en reanimatie van de Deense voetballer Christian Eriksen heeft de aandacht weer eens gevestigd op het belang van een AED of defibrillator (tool). Daarmee zijn mensen te reanimeren die een hartstilstand krijgen ten gevolge van een ritmestoornis. Het is nu nog geen verplichting voor bedrijven om er een te hebben. Vakbond FNV heeft er in actualiteitenprogramma Nieuwsuur echter voor gepleit om bedrijven vanaf 50 werknemers verplicht te stellen een AED aan te schaffen. Dit zou dan moeten worden opgenomen in de Arbowet. Volgens de FNV zijn er dagelijks 9 miljoen mensen aan het werk en BHVtotaal stelt dat er wekelijks 250 Nederlanders aan een hartstilstand overlijden. Daarnaast zijn er nog mensen die het weliswaar overleven, maar wel een hersenbeschadiging oplopen omdat de hersenen te lang zonder zuurstof zijn gebleven. En er is weinig tijd: maximaal een minuut of vijf.       

Deel aanschafkosten aftrekbaar  

Veel organisaties schrikken nu terug voor het aanschaffen van een AED omdat ze de kosten te hoog vinden. Die liggen rond de € 1.200 – € 1.500, met daarnaast natuurlijk jaarlijkse onderhoudskosten. Daar staat tegenover dat de levensduur van een AED geraamd wordt op ongeveer 12 jaar. Bovendien is een deel van de aanschafkosten aftrekbaar. Een AED geldt namelijk als bedrijfsmiddel. Bedrijven die in een belastingjaar tussen de € 2.400 – € 59.170 investeren in bedrijfsmiddelen, mogen 28% van het totale investeringsbedrag aftrekken van de belasting. Dit is de zogenoemde kleinschaligheidsinvesteringsaftrek. Daarmee worden de aanschafkosten voor een AED dus al lager. Voor het bedienen van de AED zijn korte cursussen beschikbaar, en BHV’ers leren dit ook vaak bij hun opleiding.

Bron: HR Rendement

Deze website maakt gebruik van cookies.