Beste lezer,
Welkom bij onze nieuwste nieuwsbrief! In deze nieuwsbrief stelt onze collega, Marianne zich voor. Kort verzuim is een voorbode op langdurig verzuim, ontslag op staande voet na schending rookbeleid en hoe zit het met de bijtelling van de fiets in de vrije ruimte van de WKR? Lees dit en andere nieuwsberichten in deze nieuwsbrief.
Veel lees plezier!
Met vriendelijke groet,
Evelien Walsh
In deze nieuwsbrief:
- Even voorstellen – Marianne Neyts;
- Kort verzuim is voorbode voor langdurig verzuim;
- Ontslag op staande voet na ernstige schending rookbeleid;
- Bijtelling fiets in vrije ruimte? Niet op de loonstrook;
- Privacy bij gebruik eigen laptop of mobiel.
Even voorstellen – Marianne Neyts
Ik ben Marianne Neyts en woon samen met mijn vriend in Lent. Ik heb een dochter en een stiefzoon. Mijn dochter woont samen met haar vriend in Gendt. Mijn stiefzoon en zijn vrouw wonen in Nijmegen en hebben een heerlijk knulletje van anderhalf jaar.
De afgelopen 13 jaar ben ik bij 2 verschillende bedrijven manager geweest van de afdeling orderadministratie. Toen ik naar een andere uitdaging zocht kwam Korento op mijn pad. Sinds 1 januari 2022 ben ik werkzaam als E-HRM Consultant. Na een heel leertraject ben ik nu werkzaam bij een klant als functioneel beheerder Visma|Raet en ondersteun ik bij de interne klanten van Korento. Ik ben blij met deze carrièreswitch en hou van de afwisseling en uitdagingen die op mijn pad komen en hoop nog verder te kunnen groeien in de functie.
In mijn vrije tijd mag ik graag de natuur in en neem ik mijn fotocamera mee. Ook gaan mijn vriend en ik graag weekendjes weg of met de caravan op stap. Daarnaast besteed ik aardig wat uurtjes aan het opknappen van kinderspeelgoed/meubeltjes. Ik heb al aardig wat kindjes blij gemaakt met een leuk keukentje of loopfietsje ed.
Kort verzuim is voorbode voor langdurig verzuim
Veel werkgevers melden een enkel dagje ziekteverzuim door een werknemer niet bij de arbodienst. Regelmatig kort verzuim leidt echter regelmatig tot langdurig verzuim, dus is het belangrijk voor de werkgever om het kort verzuim toch te laten registreren.
De meeste organisaties ervaren het melden van kort verzuim (korter dan een week) als een onnodige administratieve handeling. Volgens de regels moet een werkgever uiterlijk in de eerste week van ziekte hiervan melding doen (tool) bij de arbodienst. Bij een werknemer die regelmatig kort verzuimt, is de kans echter groot dat hij op den duur een keer uitvalt vanwege langdurig ziekteverzuim. De arbodienst kan hier een signalerende rol bij spelen.
Frequent kort verzuim leidt vaak tot langdurig verzuim
Als een werknemer zich frequent voor korte duur ziek meldt, kan dat erop wijzen dat hij moeite heeft het werk structureel vol te houden. Dit kan komen door privéproblemen (scheiding, mantelzorg, schulden (toolbox)), problemen op of met het werk of door medische klachten van lichamelijke of psychische aard (toolbox). Deze oorzaken kunnen uiteindelijk allemaal leiden tot langdurig ziekteverzuim.
Vang de signalen voor langdurig verzuim op
Een werkgever die met zijn werknemer in gesprek gaat over frequent verzuim (tool) heeft de mogelijkheid tijdig in te grijpen. Dit is voor zowel de werkgever als de werknemer een mooi gegeven. De werkgever krijgt niet te maken met langdurig verzuim en de werknemer voelt zich ondersteund. Iedereen kan weleens een dagje (of twee) ziek zijn, maar als een werknemer zich voor een derde keer in een jaar ziek meldt, is het tijd voor een goed gesprek. Ook als het bekend is dat de werknemer een chronische aandoening heeft, kan zo’n gesprek waardevol zijn.
Ontslag op staande voet na ernstige schending rookbeleid
Rookt een werknemer op een plek die door de werkgever is aangemerkt als risicogebied, dan rechtvaardigt dat een ontslag op staande voet. Doet de werknemer dit bewust, dan heeft hij ook geen recht op een transitievergoeding. Dat oordeelde Rechtbank Limburg onlangs.
Een productiemedewerker bij een aluminiumgieterij stak op het gietbordes (een onderdeel van de productieruimte) een sigaret op, waarna zijn leidinggevende hem naar huis stuurde. De volgende dag kreeg de werknemer in een gesprek te horen dat hij op staande voet werd ontslagen en wat hiervoor de reden was (tool).
Roken op de werkvloer sinds 2022 verboden
Bij Rechtbank Limburg verzocht de werknemer om vernietiging van het ontslag op staande voet. Volgens de werknemer had hij niet op het gietbordes gerookt, maar hield hij slechts een onaangestoken sigaret in zijn hand, die hij in een reflex verborg voor zijn leidinggevende. Op de camerabeelden van het incident was echter te zien dat de werknemer enkele malen een ‘rookbeweging’ maakte. Ook was er een rookpluim duidelijk zichtbaar. Aangezien de werknemer zich ook nog eens zonder tegenstribbelen naar huis liet sturen door zijn leidinggevende, stond het volgens de kantonrechter voldoende vast dat de werknemer aan het roken was. Sinds 1 januari 2022 is het wettelijk niet meer toegestaan om op de werkplek te roken (toolbox). Ook is het verboden om op bedrijfsterreinen te roken, met uitzondering van daarvoor aangewezen plekken in de buitenlucht (infographic).
Consequentie stond in rookbeleid
Omdat het roken op de werkvloer ook in strijd was met het (bij de werknemer bekende) rookbeleid van de werkgever én in het beleid duidelijk stond dat roken op een gevaarlijke plek – waar de gehele productieruimte onder viel – bestraft zou worden met een ontslag op staande voet, wees de kantonrechter het vernietigingsverzoek van de werknemer af. Hierbij woog zwaar dat de ondernemingsraad had ingestemd met het rookbeleid. Bovendien beoordeelde de rechter het handelen van de werknemer als ernstig verwijtbaar, waardoor hij ook zijn transitievergoeding in rook zag opgaan.
Rechtbank Limburg, 20 juni 2023, ECLI (verkort): 3639
Bijtelling fiets in vrije ruimte? Niet op de loonstrook
Voor een ter beschikking gestelde fiets aan de werknemer geldt een bijtelling. Deze bijtelling is normaal gesproken loon van de werknemer, maar de werkgever kan deze ook aanwijzen als eindheffingsloon in de vrije ruimte. In het laatste geval hoeft hij het loon niet te vermelden op de loonstrook.
Voor een ter beschikking gestelde fiets aan de werknemer telt de werkgever een forfait bij het loon. Deze bijtelling bedraagt op jaarbasis 7% van de waarde (inclusief omzetbelasting) van de (elektrische) fiets, voor zover dit meer is dan een bijdrage van de werknemer voor privégebruik. De werkgever moet over de bijtelling loonbelasting/premie volksverzekeringen inhouden, premies werknemersverzekeringen betalen en de werkgeversheffing Zorgverzekeringswet (ZVW) betalen of de bijdrage ZVW inhouden. Maar hij kan de bijtelling ook als eindheffingsloon aanwijzen en ten laste brengen van de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). In dat geval hoeft de werkgever de bijtelling niet te vermelden op de loonstrook. Dat laat de Belastingdienst weten op Forum Salaris, een online forum van de Belastingdienst (account nodig).
Aanwijzing bijtelling als eindheffing opnemen in loonadministratie
Als een werkgever ervoor kiest de bijtelling niet te belasten bij de werknemer maar aan te wijzen als eindheffingsloon, geldt hiervoor geen gerichte vrijstelling. Het bedrag komt dan ten laste van de vrije ruimte. Over het bedrag dat boven de vrije ruimte uitkomt, betaalt de werkgever 80% eindheffing. De werknemer is dan geen loonbelasting/premies volksverzekeringen verschuldigd. De aanwijzing van de vergoeding als eindheffing moet de werkgever wel in de loonadministratie opnemen.
Privacy bij gebruik eigen laptop of mobiel
Steeds meer werknemers gebruiken naast de zakelijke apparatuur, ook hun eigen apparatuur (devices) – zoals smartphone, tablet of laptop. Dat kan soms handig zijn. Vanwege de bescherming van de privacy zijn er echter ook grenzen aan wat een werkgever op dit gebied kan verlangen van werknemer. De OR speelt hierin een belangrijke rol.
Het gebruik van eigen apparaten voor het werk noemt men BYOD: Bring Your Own Device. En dat heeft voordelen: de werknemers werken op apparaten naar eigen voorkeur en hebben slechts één laptop, tablet of smartphone in plaats van twee. Maar een werkgever wil zichzelf natuurlijk wel beschermen tegen datalekken, virussen en andere problemen. Om het gebruik van eigen apparaten op de werkvloer in goede banen te leiden, is het belangrijk dat er regels voor zijn. Daar hebben werknemers ook profijt van, want beleid op dit vlak beschermt ook hun privacy en persoonsgegevens. De OR kan hierover in gesprek met de bestuurder om de mogelijkheden en eventuele verbeterpunten te bespreken. De OR speelt immers een belangrijke rol bij de digitale veiligheid.
OR heeft instemmingrecht bij verwerking personeelsgegevens
De OR heeft volgens artikel 27, lid 1k van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) instemmingsrecht bij de wijziging of invoering van regelingen die betrekking hebben op controle en verwerking van persoonsgegevens. Let op! In de WOR staat daarbij een belangrijke nuance. Het gaat namelijk niet alleen om regelingen die specifiek gericht zijn op de controle of verwerking van persoonsgegevens, maar ook om regelingen die daar mogelijk geschikt voor zijn! Wil de bestuurder software inzetten waarmee de helpdesk het apparaat kan overnemen en ook alle bestanden en mappen kan inzien, dan moet hij dat voornemen dus eerst voor instemming voorleggen aan de OR. Het doel is dan immers wel om ondersteuning te bieden in geval van IT-problemen, maar de toegang tot al die bestanden en mappen, kán de werkgever gebruiken voor controle. Dit geldt zowel bij de installatie op zakelijke apparatuur, als op eigen apparatuur van werknemers. Uiteraard is de kans op inbreuk op de privacy van de werknemer bij de installatie op de eigen apparatuur vele malen groter. Daarmee vraagt dus bijvoorbeeld ook thuiswerken om een passend privacybeleid (artikel).
Maatregelen op privéapparaat vastleggen in ict-reglement
De privacy van de werknemer gaat in principe boven het bedrijfsbelang, tenzij er zwaarwegende zaken meespelen en er dus sprake is van een zogenoemd gerechtvaardigd belang. Bij zakelijke apparatuur zal er eerder sprake zijn van een gerechtvaardigd belang, dan bij eigen apparatuur van de werknemer. Is het toch noodzakelijk om in te kunnen ingrijpen op een privéapparaat, dan moet de mogelijkheid hiertoe vooraf zijn vastgelegd in een ict-reglement. De OR weegt daarvoor eerst de werkgevers- en werknemersbelangen af. De OR waakt immers ook over de privacy (artikel). Overigens is een werknemer – zelfs als hij zijn eigen apparaten gebruikt – niet verantwoordelijk voor eventuele ontstane problemen, tenzij hij bewust de fout in is gegaan of opzettelijk roekeloos is geweest.
Bron: HR Rendement