De werkkostenregeling (WKR) biedt werkgevers veel ruimte om medewerkers fiscaal voordelig extra’s te geven. Toch blijkt in de praktijk dat deze regeling vaak niet optimaal wordt benut. Een duidelijk voorbeeld werkkostenregeling helpt werkgevers om inzicht te krijgen in de werking van de WKR, de beschikbare vrije ruimte en de fiscale gevolgen van keuzes rondom vergoedingen en voorzieningen.
De verantwoordelijkheid voor de werkkostenregeling ligt volledig bij de werkgever. De werkgever bepaalt namelijk welke vergoedingen en voorzieningen worden aangewezen binnen de vrije ruimte van de WKR en moet deze correct administreren. Regelmatige evaluatie van het WKR-beleid is daarom belangrijk om fiscale risico’s te voorkomen en kansen optimaal te benutten.
Wat is een werkkostenregeling?
Een werkkostenregeling is een fiscale regeling waarmee werkgevers belastingvrije vergoedingen en voorzieningen aan werknemers kunnen verstrekken.
Een werkkostenregeling is bedoeld om administratieve lasten te verlagen en tegelijkertijd aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden mogelijk te maken. Binnen de WKR mogen werkgevers een deel van de totale loonsom besteden aan vergoedingen zonder dat hierover loonbelasting wordt betaald. Dit deel wordt de vrije ruimte genoemd.
De werkkostenregeling (WKR) omvat onder andere vergoedingen voor:
- onkosten met een privékarakter, zoals kerstgeschenken en sportabonnementen;
- werkgerelateerde voorzieningen zoals laptops, tablets en gereedschap;
- vergoedingen die bijdragen aan welzijn en ontwikkeling van medewerkers.
Het totaal aan vergoedingen binnen de vrije ruimte mag het maximale percentage van de loonsom niet overschrijden. Bij overschrijding betaalt de werkgever 80% eindheffing over het meerdere.
Vanaf 2025 geldt:
- 2% vrije ruimte over de loonsom tot € 400.000;
- 1,18% vrije ruimte over het bedrag boven € 400.000.
Deze verruiming maakt het voor werkgevers extra interessant om hun WKR-beleid opnieuw tegen het licht te houden.
Flexibele extra arbeidsvoorwaarden
Het kernprincipe van de WKR is dat werkgevers binnen de vrije ruimte flexibel extra arbeidsvoorwaarden kunnen aanbieden. Denk hierbij aan:
- reiskostenvergoeding;
- fiets van de zaak;
- kerstpakketten en relatiegeschenken;
- werkgerelateerde apparatuur;
- cursussen en opleidingen;
- sportabonnementen;
- telefoon- en internetvergoeding.
Stappenplan werkkostenregeling: zo bereken en bewaak je de vrije ruimte
Een correct toegepast stappenplan werkkostenregeling helpt werkgevers om de vrije ruimte nauwkeurig te berekenen en fiscale risico’s te vermijden. Door onderstaande stappen structureel te volgen, ontstaat inzicht in zowel de beschikbare ruimte als het daadwerkelijke gebruik daarvan.
Allereerst wordt de totale fiscale loonsom vastgesteld. Dit is het uitgangspunt van de werkkostenregeling en bestaat uit het totale loon van alle werknemers samen, zoals dit voor de loonheffingen wordt aangegeven. Een juiste loonsom is essentieel, omdat hieruit direct de hoogte van de vrije ruimte voortvloeit.
Vervolgens wordt de vrije ruimte berekend. In 2025 geldt dat over de eerste € 400.000 van de loonsom een percentage van 2% mag worden toegepast. Over het deel van de loonsom dat boven dit bedrag uitkomt, geldt een percentage van 1,18%. Door deze twee berekeningen afzonderlijk uit te voeren, ontstaat een nauwkeurig beeld van de totale beschikbare ruimte binnen de WKR.
Daarna worden de berekende bedragen samengevoegd tot één totaalbedrag. Dit totaal vertegenwoordigt de maximale fiscale ruimte die de werkgever in dat jaar kan inzetten voor vergoedingen en voorzieningen die onder de werkkostenregeling vallen.
In de volgende stap wordt gekeken naar het feitelijke gebruik van de WKR. Alle aangewezen vergoedingen en verstrekkingen worden afgezet tegen de beschikbare vrije ruimte. Op deze manier wordt duidelijk of de organisatie binnen de grenzen blijft of dat er sprake is van een mogelijke overschrijding.
Tot slot is het belangrijk om te controleren of eindheffing verschuldigd is. Wanneer de totale vergoedingen hoger uitvallen dan de beschikbare vrije ruimte, is de werkgever 80% eindheffing verschuldigd over het overschreden bedrag. Door dit tijdig te signaleren, kan het beleid worden aangepast en kunnen onverwachte belastingkosten worden voorkomen.
Praktisch voorbeeld werkkostenregeling
Stel: een middelgrote organisatie heeft in een kalenderjaar een totale fiscale loonsom van € 500.000. Op basis van deze loonsom wordt bepaald hoeveel ruimte er binnen de werkkostenregeling beschikbaar is voor belastingvrije vergoedingen en voorzieningen.
Voor het eerste deel van de loonsom, tot € 400.000, geldt in 2025 een vrije ruimte van 2%. Dit levert een bedrag op van € 8.000. Over het resterende deel van de loonsom, in dit geval € 100.000, mag de werkgever 1,18% aan vrije ruimte toepassen. Dit komt neer op € 1.180.
Wanneer beide bedragen bij elkaar worden opgeteld, ontstaat een totale vrije ruimte van € 9.180. Dit is het maximale bedrag dat de werkgever in dat jaar kan inzetten voor bijvoorbeeld kerstpakketten, sportabonnementen, thuiswerkvergoedingen of andere voorzieningen die binnen de WKR vallen, zonder dat hierover loonbelasting verschuldigd is.
Zolang de totale waarde van deze vergoedingen en verstrekkingen binnen dit bedrag blijft, profiteert de organisatie van een fiscaal gunstige regeling en ontvangen medewerkers extra arbeidsvoorwaarden zonder nettoverlies.
Benut de vrije ruimte zo goed mogelijk
Om de vrije ruimte optimaal te benutten, zijn de volgende aandachtspunten belangrijk:
- beoordeel jaarlijks alle bestaande vergoedingen;
- monitor tussentijds de stand van de vrije ruimte;
- communiceer duidelijk naar medewerkers over WKR-voordelen;
- gebruik creatieve extra’s zoals thuiswerkvergoedingen of bedrijfsfitness.
Voor HR-managers en recruiters is het daarnaast belangrijk om alle WKR-vergoedingen nauwkeurig vast te leggen, de gebruikelijkheidstoets toe te passen en om arbeidsvoorwaarden schriftelijk vast te leggen (bijvoorbeeld in het personeelshandboek).
Gerichte vrijstellingen binnen de werkkostenregeling
Sommige vergoedingen vallen buiten de vrije ruimte, zoals:
- ov-abonnementen voor woon-werkverkeer;
- reiskostenvergoeding tot € 0,23 per kilometer;
- verhuiskosten vanwege werk;
- maaltijdvergoeding bij overwerk;
- kosten voor een VOG.
Direct aan de slag met jouw werkkostenregeling
Met een concreet voorbeeld werkkostenregeling en een helder stappenplan werkkostenregeling leg je een sterke basis, maar in de praktijk vraagt de WKR om actuele kennis, nauwkeurige administratie en regelmatige controle.
Wil je zekerheid en tijd besparen? Laat je werkkostenregeling periodiek toetsen of begeleiden door een salaris specialist van Korento, zodat je fiscale voordelen maximaal benut en verrassingen voorkomt.
