Een werkgever mag de kosten die komen kijken bij een elektrische auto van de zaak onbelast vergoeden. Het is daarbij wel belangrijk dat hij goede afspraken maakt over hoe deze vergoeding plaatsvindt.
Als een werknemer een elektrische auto van de zaak heeft, mag de werkgever de kosten die daarbij horen onbelast vergoeden. Dat zijn dus bijvoorbeeld de kosten van de laadpaal en van het opladen. De werkgever mag zelfs de kosten voor een aanpassing van de meterkast in de woning van de werknemer en een meter om het verbruik te meten onbelast vergoeden. Deze kosten vallen namelijk onder de intermediaire kosten voor de auto van de zaak.
Voorkom veel werk met afspraken over de wijze van vergoeding
Het is belangrijk dat de werkgever met de werknemer afspreekt hoe de kosten vergoed worden. Voor de aanschaf- en plaatsingskosten van de laadpaal valt de administratieve last wel mee. Maar als de werknemer elke keer als hij zijn auto heeft opgeladen een declaratie indient, is de werkgever daar aardig wat uurtjes zoet mee. De werkgever kan dan beter met de werknemer afspreken dat de werknemer bijvoorbeeld eens per maand een declaratie indient.
Maak intermediaire kosten aannemelijk
Intermediaire kosten mogen deel uitmaken van een onbelaste vaste kostenvergoeding. Hiervoor gelden de volgende voorwaarden:
- De werkgever kan het bedrag van de intermediaire kosten aannemelijk maken.
- De werkgever omschrijft elke kostenpost en geeft een schatting van het bedrag.
- De werkgever geeft aan uit welke bedragen de vaste kostenvergoeding is opgebouwd.
- De werkgever onderbouwt de vaste kostenvergoeding met een onderzoek vooraf naar de werkelijk gemaakte kosten en herhaalt dit als de Belastingdienst daarom vraagt of als de omstandigheden wijzigen.
Bron: HR Rendement