Vanaf 1 januari 2024 geldt de verplichte CO2-registratie voor medewerkers. Een grote administratieve klus volgens Dik van Leeuwerden, loonheffingsexpert bij ADP.
Een grote administratieve klus komt op bedrijven met meer dan honderd medewerkers af: de verplichte CO2-registratie. Vanaf 1 januari 2024 moeten organisaties aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) rapporteren over de werk gerelateerde kilometers van hun werknemers. Zo wil de overheid zicht krijgen op de hoeveelheid CO2-uitstoot uit zakelijke mobiliteit.
Verplichte CO2-registratie: de uitdagingen
Medio mei komt er vanuit Ministerie van Infrastructuur en Waterstaat een handreiking waarin staat wat er van organisaties verwacht wordt. “Het belooft een hele operatie te worden,” volgens Dik van Leeuwerden. Als manager bij een van de grootste HR- en salarisdienstverleners van Nederland ziet hij diverse uitdagingen, ook voor de salarisadministrateur.
Wat zijn de belangrijkste uitdagingen waarmee werkgevers te maken krijgen bij deze nieuwe registratieverplichting?
“De belangrijkste uitdaging zit in de voorbereiding hoe je de kilometers in kaart gaat brengen. Voor de duidelijkheid: Werkgevers hoeven niet de uitgestoten CO2 uit te rekenen. Zij moeten alleen de kilometers registreren. Deze kilometerregistratie is onderverdeeld in vier vervoersstromen. Het is de vierde – die van woon-werkverkeer – die in de praktijk het meest bewerkelijkst zal blijken te zijn.”
Dit zijn de 4 vervoersstromen
1: Kilometers die gemaakt zijn via mobiliteitsdiensten: dat zijn abonnementen die op naam van de zaak staan, bijvoorbeeld bij de NS of Arriva. De mobiliteitsdiensten geven de bedrijven dan informatie over de kilometers die gemaakt zijn.
2: Zakelijke kilometers (auto van de zaak of lease-auto): leasemaatschappijen geven bedrijven informatie hoeveel kilometers er met welke auto gemaakt zijn. Bij een eigen wagenpark moet de beheerder de kilometers registreren.
3: Overige: zakelijk kilometers die gedeclareerd worden (werknemer die een dag naar een cursus gaat of die met zijn eigen auto regelmatig zakelijke reizen maakt). Via een eigen (aangepast) declaratiesysteem.
4. Woon-werkverkeer: dit wordt in kaart gebracht via een enquête die de werkgever zelf moet gaan uitzetten. Een groot bedrijf zal hiervoor wellicht een bureau moeten inschakelen, omdat zij dit volgens de spelregels van die enquête moeten gaan doen.
Verplichte CO2-registratie: de praktijk
De inwerkingtreding is 1 januari 2024, dus voor de voorbereidingen hebben bedrijven nog een half jaar. Dit betekent concreet dat werkgevers voor heel 2024 de kilometers in kaart moeten brengen. Of althans ervoor zorgen dat ze dat kunnen. De eerste rapportage zal uiterlijk 30 juni 2025 bij de Rijksdienst van Ondernemend Nederland ingediend moeten worden.
Wat betekent dit in de praktijk?
“Dit brengt van alles met zich mee. Vervoersmaatschappijen en leasemaatschappijen (voor vervoersstroom 1 & 2) hebben hun medewerking al toegezegd. De data voor de zakelijke (vervoersstroom 3) moet uit het eigen declaratiesysteem komen. Dit betekent dat de declaratiemodules moeten worden aangepast. Dit zal bij de softwareontwikkelaar worden neergelegd.”
Het belooft een flinke klus te worden. Wie gaat dit doen?
“Dat is de vraag: wie krijgt deze taak? Het gaat over woon-werkverkeer, zakelijke kilometers en leaseauto’s. Hele grote bedrijven zullen een eigen mobiliteitsmanager hebben
Bij kleinere bedrijven wordt er al snel richting HR en de salarisadministrateur gekeken. En dat kan nog lastig voor hen worden, omdat zij niet alle informatie voor handen hebben.”
In hoeverre botst het registreren met de privacywet?
“De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) staat het toe dat je data verwerkt als het is op basis van wettelijke bepaling. En dat is dit. Het verzamelen van data moet op persoonsniveau, maar in de rapportage is geen enkele link te leggen naar de persoon. Geef de medewerkers wel de garantie (en leg dit vast) dat je dit voor dit doeleinde gebruikt. En geef ook de garantie dat het later gewist wordt.”
Verplichte CO2-registratie: controle
De rapportage met de kilometers moet uiteindelijk ingediend worden bij de Rijksdienst van Ondernemend Nederland. Die berekent de CO2-uitstoot en komt met een rapport terug.
Wie gaat dit controleren?
“De controle ligt bij de Omgevingsdienst van de gemeenten waaronder het bedrijf valt. Zij worden als bevoegd orgaan vermeld. Stel, je besluit geen rapportages te maken of te sturen, dan zal er vanuit de Rijksdienst Ondernemend Nederland een signaal naar deze Omgevingsdienst gegeven worden. Zij brengen het bedrijf vervolgens een bezoek. De controle of het bedrijf het echt goed heeft ingevuld, ligt ook bij de Omgevingsdienst.”
Verplichte CO2-registratie: de uitkomst?
Het idee achter de verplichte CO2-registratie is om de CO2-uitstoot te verminderen. In het klimaatakkoord van 2019 zijn afspraken gemaakt over het verminderen daarvan. Eén van de afspraken is dat in 2030 werk gebonden personenmobiliteit 1 megaton CO2 minder uitstoot.
Zal dit leiden tot vermindering van de CO2-uitstoot?
“Dat weet ik niet. Bedrijven zijn sowieso al bezig om vervoer meer duurzaam te maken en om de fiets te stimuleren. Wat ik wel vreemd vind, is dat de fiscale stimulans om auto’s zonder CO2 uitstoot vanaf 2026 verdwenen is. In 2026 wordt een elektrische auto net zo zwaar belast als een vervuilende diesel.”
Verwacht je dat het mobiliteitsbeleid op de schop gaat?
“Wil je je CO2-uitstoot beperken, dan zal je het aantal kilometers moeten beperken. Het thuiswerken stimuleren dus. Maar je ziet nu juist dat bedrijven weer mensen naar kantoor laat komen. Wat weegt dan zwaarder: het belang van de werkgever die zijn medewerkers op kantoor wil, of neemt hij straks het bedrag van de CO2-uitstoot voor lief? Dat weten we over een jaar of drie.”
Bron: SalarisNet