Als de werkgever dat wil, mag hij een onbelaste vergoeding betalen voor de verhuizing van een werknemer. Dan moet de verhuizing wel in verband zijn met de dienstbetrekking. Heeft de verhuizing niet te maken met de dienstbetrekking maar wil de werkgever toch vergoeden? Dan mag dat nog steeds, maar behoort de vergoeding tot het loon.
Er zijn bij de verhuizing van de werknemer kort gezegd dus 2 regelingen:
- verhuizen in verband met het dienstverband;
- verhuizen in verband met andere omstandigheden.
Onbelast vergoeden van verhuiskosten
Alleen als de verhuizing van de werknemer in verband met het dienstverband is, is het mogelijk om de kosten onbelast te vergoeden. De werkgever mag dan de werkelijke kosten van de verhuizing van de werknemer geheel vergoeden. Daar vallen bijvoorbeeld kosten voor de inhuur van een verhuisbedrijf onder. De werknemer moet deze kosten wel kunnen bewijzen met een factuur. Daarnaast mag de werkgever een onbelaste verhuiskostenvergoeding geven van maximaal 7.750 euro. Deze vergoeding is dus boven op de vergoeding van de werkelijke kosten voor het overbrengen van de boedel.
Belaste vergoeding verhuiskosten
Heeft de werknemer een koophuis? Dan maakt hij waarschijnlijk meer kosten dan de verhuizer. Ook is 7.750 euro vaak onvoldoende om overdrachtskosten, notariskosten etc. te betalen. Toch mag de werkgever de werknemer hiervoor een vergoeding geven. Deze vergoeding behoort echter wel tot het loon van de werknemer. De werkgever kan dit loon dan ook als eindheffingsloon aanwijzen. Voor deze vergoeding hoeft de werknemer geen bewijs te leveren. De werkgever mag daar natuurlijk wel om vragen.
Verhuizing in verband met de dienstbetrekking aantonen
De Belastingdienst legt in het Handboek loonheffingen uit dat zij er vanuit gaan dat de verhuizing verband houdt met de dienstbetrekking als er aan 2 voorwaarden is voldaan:
- De werknemer verhuist binnen 2 jaar na aanvaarding van een nieuwe dienstbetrekking of na overplaatsing.
- De werknemer woonde voorheen meer dan 25 kilometer van het werk en verhuist, waardoor de afstand tussen zijn nieuwe woning en zijn werk ten minste 60 procent minder wordt.
In bijzondere situaties kunt u ook een gericht vrijgestelde verhuiskostenvergoeding geven aan een werknemer die bij u uit dienst gaat. Bijvoorbeeld als de werknemer door het einde van de dienstbetrekking niet langer in een dienstwoning kan blijven wonen.