Vaste reiskostenvergoeding kan nog steeds doorlopen
Als het reispatroon van werknemers anders is vanwege de coronacrisis, hoeft de werkgever voor de vaste reiskostenvergoeding geen rekening te houden met dit veranderde reispatroon. De vaste kostenvergoeding mag voorlopig nog onbelast doorlopen, ook als de werknemer weer deels naar het werk gaat.
In het Besluit noodmaatregelen coronacrisis zet staatssecretaris Vijlbrief van Financiën alle fiscale tegemoetkomingen naar aanleiding van de coronacrisis op een rij. In dit besluit staat ook de goedkeuring voor het onbelast doorbetalen van de vaste reiskostenvergoeding. Als het reispatroon van werknemers anders is vanwege de coronacrisis, hoeft de werkgever geen rekening te houden met dit veranderde reispatroon. De vaste reiskostenvergoeding kan dan nog steeds onbelast doorlopen op basis van de (aangenomen) feiten waarop de vergoeding is gebaseerd. Uiteraard ervan uitgaande dat de vergoeding aan de voorwaarden voor onbelaste uitbetaling voldoet.
Weer gedeeltelijk naar het werk
Stel dat een werknemer sinds 16 maart volledig thuis heeft gewerkt, terwijl hij onder normale omstandigheden 3 dagen per week naar kantoor reist. Sinds kort werkt hij weer 1 dag per week op de zaak. De werkgever mag dan de onbelaste vaste reiskostenvergoeding de volledige periode laten doorlopen alsof de werknemer nog steeds 3 dagen naar zijn werk reist. Er is geen concrete einddatum van de goedkeuring bekend: hij geldt zolang het genoemde besluit van kracht is. Dus zolang het besluit (of het specifieke onderdeel van het besluit dat hierover gaat) niet is ingetrokken, mag de werkgever de vaste reiskostenvergoeding onbelast blijven betalen. De staatssecretaris voegt tot nu toe nog regelmatig nieuwe maatregelen aan het besluit toe. Naast de goedkeuring over de reiskostenvergoeding, staan er bijvoorbeeld ook de verruiming van de werkkostenregeling en de aangepaste berekening van het gebruikelijk loon van de directeur-grootaandeelhouder in vermeld.
Geen wettelijke plicht om reiskosten te vergoeden
De werkgever is overigens niet wettelijk verplicht om de vaste reiskosten door te betalen als de werknemer deze kosten niet maakt. Als een werknemer langdurig (deels) thuis blijft door ziekte of door thuiswerken, is het redelijk dat de werkgever de vaste reiskostenvergoeding (deels) stopt. Als in de arbeidsvoorwaardenregeling, personeelshandboek, arbeidsovereenkomst of collectieve arbeidsovereenkomst (cao) echter is bepaald dat de werkgever de reiskosten moet blijven vergoeden bij afwezigheid van de werknemer, moet hij dit wel blijven doen. Als er niets in een reglement/overeenkomst staat over de reiskosten, is het in principe voldoende om de werknemers schriftelijk te informeren over de stopzetting van de vergoeding. Het is wel goed om hierbij uit te leggen waarom dat gebeurt, bijvoorbeeld vanwege een noodzakelijke kostenbesparing.
Terug naar kantoor? Denk aan kwetsbare werknemers!
Er wordt nu nagedacht over manieren om werknemers weer naar kantoor te laten komen met inachtneming van de coronamaatregelen. Maar denk daarbij ook aan de kwetsbare werknemers. Het RIVM heeft deze groepen gedefinieerd.
Organisaties zijn hard aan het werk om corona-protocollen te implementeren. Dat moet het mogelijk maken werknemers weer veilig naar kantoor te laten komen. Daarbij is het nodig rekening te houden met kwetsbare werknemers. Voor hen zijn de standaard maatregelen niet voldoende omdat ze een verhoogd risico lopen. Waarschijnlijk moet de werkgever in hun geval dus aanvullende maatregelen nemen. Iemand met de longaandoening COPD zou dan bijvoorbeeld geen baliediensten meer mogen draaien.
Het RIVM heeft een aantal van die kwetsbare groepen werknemers benoemd. Het gaat bijvoorbeeld om personen tussen de 18 en 70 jaar met:
- chronische afwijkingen van luchtwegen en longen;
- chronische hartaandoeningen;
- diabetes mellitus;
- ernstige nieraandoeningen;
- verminderde weerstand tegen infecties (bijvoorbeeld bij auto-immuunziekten of kanker);
- hiv-infecties;
- obesitas met een BMI (body mass index) boven 40.
Het RIVM is hierbij iets genuanceerder in de omschrijving van de kwetsbaarheid. Soms is er de aanvullende eis dat iemand onder behandeling moet zijn van een specialist. Sowieso is het verstandig als een werkgever de bedrijfsarts inschakelt om te bepalen wat hij moet doen. Een aantal van bovengenoemde aandoeningen raken ook aan de privacy (tool) en zullen daarom niet bekend zijn bij de werkgever. De bedrijfsarts kan adviseren wat de beste aanpak is.
Cybercriminelen grijpen hun kans nu iedereen thuiswerkt
Nu er massaal wordt thuis gewerkt, kunnen internetcriminelen eenvoudiger bij organisaties inbreken. Via thuisnetwerken is het makkelijker binnendringen dan wanneer er gewoon op kantoor wordt gewerkt. Meer alertheid is geboden.
Omdat een werknemer plotsklaps naar opvang moet zoeken voor thuisblijvende kinderen, kan hij zo nodig calamiteiten- en ander kort verzuimverlof opnemen. Tijdens dit verlof blijft hij loon ontvangen. De werknemer neemt het verlof op voor de tijd die nodig is om het dringende probleem op te lossen. Het verlof is bedoeld voor een korte duur (niet meer dan enkele dagen) en biedt geen structurele oplossing. Een werknemer die thuis kan werken, hoeft deze verlofvorm niet te gebruiken.
Phishing, gijzelsoftware, valse facturen, ceo-fraude, enzovoort. Cybercriminelen kunnen op allerlei manieren hun slag slaan. Nu half Nederland door de coronacrisis niet meer naar kantoor gaat, lopen organisaties meer kans om slachtoffer van cybercriminaliteit te worden.
Juist nu veel mensen vanuit huis werken en daardoor niet even naar een collega kunnen lopen, last hebben van stress en onder druk staan, zijn ze minder alert op afwijkende zaken. Zo is het aantal gevallen van phishing naar wachtwoorden en persoonlijke gegevens flink gegroeid sinds het verplichte thuiswerken door de coronacrisis. Daarom roepen FIOD, het Anti Money Laundering Centre (AMLC), de Nederlandse Vereniging van Banken (NVB) en advies- en accountantsorganisatie PwC in het Financieele Dagblad op tot extra alertheid.
Altijd aangifte doen
Wat kunnen medewerkers zelf doen? Het is het noodzakelijk dat alle updates worden uitgevoerd, ook op privé laptops als die voor werk worden gebruikt. Een goed antivirusprogramma is eveneens onmisbaar. Verdachte mailtjes moeten gecontroleerd worden, zoals e-mails waarin gevraagd wordt om op korte termijn geld over te maken of e-mails van een onbekend afzenderadres. Stuur ze door naar uw leidinggevende en/of IT-afdeling. Maak er ook melding van bij de Fraudehelpdesk.
Is uw organisatie slachtoffer geworden van cybercrime? De FIOD hamert erop om altijd aangifte te doen en de bank te informeren. Zo kunnen er maatregelen worden genomen en wordt er kennis opgedaan over de manier waarop cybercriminelen te werk gaan.
Temperatuur meten in coronatijd: wat zijn nu de regels?
Organisaties vragen zich af of zij de temperatuur van werknemers mogen meten in verband met het coronavirus. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft nieuwe informatie over dit thema gepubliceerd.
Sommige organisaties meten bij een toegangscontrole de lichaamstemperatuur van werknemers en eventuele bezoekers. Wie een afwijkende temperatuur heeft, mag niet naar binnen. Temperaturen is echter niet zomaar toegestaan, zo benadrukt de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Vaak verwerkt de organisatie hierbij medische gegevens en dat is in principe verboden onder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Er is sprake van een verwerking als de organisatie iets doet met de meting. Denk aan registratie of het doorgeven van de informatie om een deur of poortje te openen.
AVG hoeft geen rol te spelen bij temperatuurmeting
De AVG is niet van toepassing als de werknemer zelf zijn temperatuur opneemt, of als de meting niet wordt geregistreerd of terechtkomt in een geautomatiseerd systeem. De AP kan hier dan niet tegen optreden. Toch is het ook bij een meting zonder gegevensverwerking mogelijk dat wettelijke rechten in het geding zijn. Zo kan het voorkomen dat een werknemer na de meting niet naar binnen mag en dat achter hem wachtende collega’s daaruit hun conclusies trekken over zijn gezondheid. Hoewel de AVG dan niet geldt, vormt dit mogelijk een onrechtmatige inbreuk op grondrechten, zoals ‘de bescherming van de persoonlijke levenssfeer’ en ‘de integriteit van het lichaam’.
Werkgever kan arbowetgeving zwaarder laten wegen
Naast privacyregels speelt bij temperaturen de arbowetgeving een grote rol. Om veiligheidsredenen kan de werkgever besluiten de metingen door te zetten, met instemming van de ondernemingsraad. Als de werkgever dan medische gegevens verwerkt, loopt hij het risico op een hoge boete van de privacytoezichthouder. Of werknemers toestemming voor de meting hebben gegeven, is vanwege de afhankelijkheidsrelatie met de werkgever niet relevant.
Verder moet een organisatie zich realiseren dat de meting voor schijnzekerheid kan zorgen. Niet iedereen die besmet is met het coronavirus, kampt met verhoging. En een temperatuurverhoging wil niet per se zeggen dat iemand iets onder de leden heeft. Anderzijds kan de werkgever met de temperatuurmetingen het risico op coronabesmettingen wel verkleinen.
Ouderschapsverlof wordt deels betaald
Het kabinet wil dat mensen meer ruimte krijgen om te kiezen hoe ze werken en zorgen willen combineren. Daarom neemt het kabinet een derde stap in de verlofregelingen voor ouders van jonge kinderen. Zij krijgen vanaf augustus 2022 negen weken van het ouderschapsverlof deels doorbetaald. Het kabinet wil het daarmee aantrekkelijker maken voor ouders om het ouderschapsverlof daadwerkelijk op te nemen.
Dat schrijven minister Koolmees van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, minister Van Engelshoven van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en staatssecretaris Van Ark van Sociale Zaken en Werkgelegenheid aan de Tweede Kamer.
Minister Koolmees: “De coronacrisis drukt ons met de neus op de feiten. We zien meer dan ooit hoe zwaar het is om te werken en te zorgen tegelijk. Het kabinet denkt al langer na over hoe we ouders kunnen helpen bij de combinatie van werk en gezin. Door straks het ouderschapsverlof deels te gaan betalen, verkleinen we voor veel gezinnen de belemmering om ouderschapsverlof daadwerkelijk op te nemen. Daarmee wordt het voor ongeveer 200.000 ouders beter mogelijk om een baan te hebben en tegelijkertijd meer tijd thuis te besteden.”
50% van dagloon
Nu al kunnen ouders 26 weken ouderschapsverlof opnemen in de eerste acht levensjaren van hun kind. Dat verlof is in principe onbetaald, tenzij werkgever en werknemers daar binnen hun bedrijf of cao andere afspraken over maken. Daardoor kan niet iedereen het zich veroorloven gebruik te maken van het verlof: slechts een derde van de ouders neemt ouderschapsverlof op. Daarom heeft het kabinet besloten om de eerste 9 van de 26 weken ouderschapsverlof te gaan betalen. Ouders krijgen straks van UWV een uitkering ter hoogte van 50% van hun dagloon, tot 50% van het maximum dagloon. Om ervoor te zorgen dat zowel UWV als bedrijven zich kunnen voorbereiden op deze regeling gaat de verlofregeling pas vanaf augustus 2022 in.
Een belangrijk element van het betaalde verlof is daarnaast dat het moet worden opgenomen in het eerste levensjaar van het kind. Daarmee krijgen gezinnen meer tijd om te wennen aan de nieuwe situatie en om samen bewust keuzes te maken over de verdeling van werken en zorgen. De overige 17 weken verlof blijven wettelijk onbetaald en kunnen nog steeds tot de 8e verjaardag van het kind worden opgenomen. Het blijft mogelijk voor werkgevers en werknemers om daar aanvullende afspraken over te maken.
De invoering van betaald ouderschapsverlof volgt op de invoering van extra geboorteverlof voor partners. Sinds 1 januari 2019 krijgen partners geen twee, maar vijf werkdagen vrij direct na de geboorte van hun kind. Vanaf 1 juli 2020 krijgen zij nog eens vijf weken betaald verlof in de eerste zes maanden van een baby. Daarmee krijgen partners van moeders in het eerste levensjaar van het kind in totaal vijftien weken betaald verlof. Moeders hebben recht op betaald zwangerschapsverlof van zestien tot twintig weken, en hebben straks bovendien recht op negen weken doorbetaald ouderschapsverlof. Het kabinet geeft met deze besluiten ook invulling aan de Europese richtlijn over de werk-privébalans
Bron: HR Rendement
