Is dit een stagiair of een werknemer?

Traditioneel zien verloningsbedrijven in september en oktober vaker discussies tussen werkgevers en de belastingdienst. Een populair thema: is iemand nu een stagiair is of een werknemer?

Een stagiair is een stagiair als de werkgever bijdraagt aan het opleiden van de stagiair en niet meer betaalt dan een onkostenvergoeding.

Wat zegt de Belastingdienst daarover?

Voor leerlingen van bepaalde onderwijsinstellingen is het in de praktijk werken onderdeel van hun opleiding. Leerlingen die in de praktijk werken, noemen we stagiairs. Meestal zijn leerlingen en stagiairs niet in echte dienstbetrekking. Maar als een stagiair een reële beloning krijgt, bijvoorbeeld het minimum(jeugd)loon, is hij wel in echte dienstbetrekking. Dan gelden de gewone regels voor de loonheffingen en zijn de stagiairs verzekerd voor alle werknemersverzekeringen. U moet dan premies werknemersverzekeringen berekenen en ook de werkgeversheffing Zvw betalen.

Hoeveel betaalt de werkgever de stagiair?

  1. De werkgever betaalt niets en geeft tijd en aandacht om hem op te leiden.
  2. De werkgever betaalt een onkostenvergoeding en leidt hem op.
  3. De werkgever betaalt een vergoeding maar leidt niemand op maar biedt wel een ervaringswerkplaats.
  4. De werkgever betaalt een ruime vergoeding en verwacht dat de stagiair meewerkt en geeft hem tijd en aandacht om hem op te leiden.
  5. De werkgever betaalt een ruime vergoeding maar biedt geen opleiding. Door te doen leert de stagiair.

In welke situatie is de stagiair een werknemer?

Een werknemer moet je het minimum(jeugd) loon betalen inclusief werknemersverzekeringen. Bij een stagiair betaal je niet alle werknemersverzekeringen, alleen de ZW en zorgverzekeringsheffing. In beiden gevallen houd je loonheffing en premie volksverzekeringen in en betaal je de zorgverzekeringsheffing (Zvw).

1. Werkgever betaalt niets maar leidt wel goed op

In dit scenario hebben we het over een stagiair. Je hoeft de stagiair niet op te nemen in de loonadministratie. Er is geen dienstverband en geen fictief dienstverband. Hooguit heb je een afsprakencontract met de opleidende instantie (aan te raden!).

2. Werkgever betaalt onkostenvergoeding en leidt stagiair op

Een stagiair een onkostenvergoeding betalen is heel gewoon. Maar zorg ervoor dat een vergoeding ook een vergoeding is en geen loon. 800 euro betalen voor onkosten is hoog. Waarom maakt de stagiair zoveel onkosten? Is dit redelijk en billijk? Je hebt een fictief dienstverband als de vergoeding redelijk is. De stagiair moet opgenomen worden in de loonadministratie.

3. Werkgever betaalt vergoeding, leidt niemand op maar biedt wel ervaringswerkplaats

Stagiairs zullen blij zijn met een ervaringswerkplaats én een vergoeding. Maar als de werkgever geen ruimte geeft voor een opdracht of bijdraagt aan opleiding van de stagiair dan is de stagiair een werknemer. De stagiair moet opgenomen worden in de loonadministratie en de werkgever is verplicht hem minimaal het minimumloon te betalen. De stagiair is een werknemer met een gewoon dienstverband.

4. Werkgever betaalt ruime vergoeding en verwacht dat stagiair meewerkt en geeft tijd en aandacht om hem op te leiden

De werkgever heeft een goede stagiair en die kan al prima meewerken op de afdeling. Daarvoor wil de werkgever hem belonen en geeft hem een ruime vergoeding. Hij blijft hem ruimte geven voor schoolopdrachten. Als de werkgever een ruime vergoeding wil geven, laten we 800 euro aanhouden, omdat hij vindt dat de stagiair goed meewerkt, erkent de werkgever hem dus als werknemer. Je bent daarom verplicht minimaal het minimumloon te betalen en volledige werknemersverzekeringen. Uiteraard neem je deze stagiair (werknemer) op in de loonadministratie. Dit is een gewoon dienstverband.

5. Werkgever betaalt ruime vergoeding maar biedt geen opleiding. Door te doen leert de stagiair

De stagiair is geen stagiair maar een medewerker. Je moet in dit geval de stagiair volledig opnemen in de loonadministratie en je bent verplicht om minimaal het minimumloon te geven en alle afdrachten te doen inclusief alle werknemersverzekeringen. Dit is een gewoon dienstverband.

Laten we de wet er eens bijhalen

Je kunt iemand wel een stagiair noemen maar zoals in bovenstaande voorbeelden is te zien, is een stagiair in veel gevallen gewoon een werknemer.

Wat zegt de Belastingdienst over fictief dienstverband?

Als er geen echte dienstbetrekking is, maar de stagiairs krijgen wel een beloning, dan is er sprake van een fictieve dienstbetrekking. Deze stagiairs zijn wel verzekerd voor de Wet Wajong en voor de ZW. U hoeft geen premies werknemersverzekeringen te berekenen. U moet wel loonbelasting/premie volksverzekeringen inhouden en werkgeversheffing Zvw betalen.

Fictieve dienstbetrekkingen zijn vaak afhankelijk van feitelijke omstandigheden en niet van afspraken in de overeenkomst. Daarom zijn ze niet altijd vooraf uit te sluiten. De overeenkomst biedt dan geen zekerheid: de opdrachtgever moet bij een fictieve dienstbetrekking loonheffingen inhouden en betalen.

Een fictief dienstverband is dus gebaseerd op de werkelijke situatie. De feitelijke omstandigheden zijn belangrijk. Staat er in de overeenkomst dat de werkgever helpt met opleiden maar hij doet het niet? Of geeft hij meer dan een redelijke onkostenvergoeding? Functioneert de stagiair gelijk aan volwaardig personeel? Dan is er geen sprake van een fictieve dienstbetrekking maar van een volwaardige dienstbetrekking en moet de werkgever dus ook minimaal het minimumloon betalen en alle werknemersverzekeringen betalen.

Wat is een redelijke vergoeding?

Een redelijke vergoeding bepalen is gebruik maken van je gezonde verstand. Er bestaat geen lijstje waar je op leeftijd, opleiding en ervaring een vergoeding kunt vaststellen. Kijk naar de werkelijke kosten die de stagiair moet maken. Reiskosten, woonkosten, kledingkosten, materiaalkosten et cetera. En zet daar een redelijk bedrag tegenover. Dan zit je veilig.

Waarom moet stagiair opgenomen worden in loonadministratie?

De werkgever mag de stagiair geen contant geld geven. Over de onkostenvergoeding moet je loonbelasting/ premie volksverzekeringen inhouden en ZW-premie en  werkgeversheffing Zorgverzekeringswet betalen. Daarmee is de stagiair verzekerd voor de ZW en Wajong en moet hij aangegeven worden bij de belasting. Vandaar dat je de stagiair altijd moet opnemen in de loonadministratie en hem een loonstrook moet geven. Op de loonstrook lijkt het vaak dat de stagevergoeding netto is maar achter de schermen gebeurt er dus wel degelijk wat. Ook als de werknemer zijn/haar loonheffingskorting niet wilt toepassen zal er direct loonbelastingen ingehouden worden over de stagevergoeding.

Bron: SalarisNet

Deel deze pagina: