De Werkkostenregeling bepaalt dat uw organisatie in beginsel 80% eindheffing verschuldigd is over de vergoedingen en verstrekkingen die zijn aangewezen als eindheffingsbestanddeel.
De vrije ruimte in 2023 is maximaal 3% van het fiscale loon tot en met € 400.000. Over het meerdere van het fiscale loon is de vrije ruimte 1,18%. Over het bedrag boven de vrije ruimte moet u 80% eindheffing betalen. U toetst uiterlijk aan het eind van het jaar of het totaal van de vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen boven de vrije ruimte uitkomen.
Als uit de WKR-administratie blijkt dat eindheffing verschuldigd is, moet u dit zelf aangeven in de aangifte loonheffingen. Dit dient uiterlijk plaats te vinden in de aangifte over het tweede tijdvak van het volgende kalenderjaar.
Bij een maandaangifte is dat dus in de aangifte over februari, die uiterlijk in maart ingediend en betaald moet worden. Eerder mag ook. Het is raadzaam om altijd goed inzicht te hebben in de WKR-administratie.
Let op: u mag de eindheffing ook eerder aangeven, bijvoorbeeld per aangiftetijdvak.
Eindigt de inhoudingsplicht in de loop van het kalenderjaar? Dan geeft u de eindheffing uiterlijk aan in de aangifte over het tijdvak waarin de inhoudingsplicht eindigt.
In paragraaf 10.1.6 van het Handboek Loonheffingen 2023 leest u meer over het aangeven van de eindheffing.
Werkkostenregeling in het kort
Welke stappen moet u nemen als u vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen in de vrije ruimte wilt onderbrengen:
- Stap 1: bepaal of de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon is. De werkkostenregeling geldt alleen voor loon.
- Stap 2: is de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling loon, ga dan na of deze onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen valt.
- Stap 3: valt de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling niet onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen, kies dan of u deze als eindheffingsloon aanwijst of als loon van de werknemer behandelt.
- Stap 4: bereken het bedrag van de vrije ruimte.
- Stap 5: bepaal of het bedrag aan eindheffingsloon boven de vrije ruimte uitkomt.
- Stap 6: betalen van de eindheffing werkkostenregeling.
De eindheffing die u in stap 5 hebt berekend moet u met de aangifte loonheffingen aangeven en betalen. Dat doet u uiterlijk met de aangifte over het 2e tijdvak van het volgende kalenderjaar. Een werkgever met een aangiftetijdvak van (bijvoorbeeld) een maand moet de verschuldigde eindheffing WKR over het kalenderjaar 2023 daarom uiterlijk aangeven en betalen met de aangifte loonheffingen van februari 2024.
U mag de eindheffing ook eerder aangeven en betalen, bijvoorbeeld in de laatste aangifte van het jaar. U mag ook gedurende het jaar alvast eindheffing werkkostenregeling aangeven. Als dan aan het eind van het jaar blijkt dat u te veel of te weinig eindheffing hebt betaald, moet u dat uiterlijk in de aangifte loonheffingen over het 2e aangiftetijdvak van het volgende jaar verrekenen. Eindigt de inhoudingsplicht in de loop van het kalenderjaar? Dan geeft u de eindheffing uiterlijk aan in de aangifte over het tijdvak waarin de inhoudingsplicht eindigt.
Let op: als u met het eindheffingsloon niet boven de vrije ruimte uitkomt, hoeft u geen eindheffing WKR aan te geven en te betalen.
Kiezen tussen eindheffingsloon en werknemersloon
Een werkgever maakt de keuze tussen eindheffingsloon en werknemersloon uiterlijk op het moment van vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen. Hij hoeft dus niet vooraf – bijvoorbeeld aan het begin van het jaar – te kiezen.
De keuze blijkt bijvoorbeeld uit de administratie, waarin de werkgever de vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling opneemt als eindheffingsloon of als werknemersloon. Deze keuze hoeft hij niet bij de Belastingdienst te melden.
De werkgever kan niet met terugwerkende kracht loon aanwijzen als eindheffingsloon. Heeft de werkgever een keuze gemaakt, dan is die keuze definitief.
Aanpassen bij verkeerde keuze
Als de werkgever per ongeluk een verkeerde keuze heeft gemaakt, mag hij deze wel aanpassen. Bijvoorbeeld als hij een vergoeding als eindheffingsloon heeft behandeld terwijl hij met de werknemer had afgesproken dat dit werknemersloon zou zijn. Hij herstelt de fout door de aangifte te corrigeren en de administratie aan te passen.
Heeft de werkgever het loon niet aangewezen als werknemersloon of eindheffingsloon, dan gaat de Belastingdienst ervan uit dat het loon:
- werknemersloon is als het genoten is in een vorig kalenderjaar;
- eindheffingsloon is als het loon genoten is in het lopende kalenderjaar en voldaan is aan de gebruikelijkheidstoets.
Als een werkgever voldoet aan de voorwaarden en grensbedragen van de gerichte vrijstellingen, gaat de Belastingdienst ervan uit dat hij die vergoedingen, verstrekkingen en terbeschikkingstellingen heeft aangewezen als eindheffingsloon.
Altijd werknemersloon of eindheffingsloon
Sommige loonbestanddelen zijn verplicht werknemersloon of eindheffingsloon.
BRON: Rendement.nl en Salarisvanmorgen.nl