Nu de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) op 25 mei 2018 van toepassing is geworden, lopen werkgevers vaker tegen bepaalde privacyvraagstukken aan. Dit geldt ook met betrekking tot de gegevens die zij in het personeelsdossier mogen bewaren.
Voor het bewaren van werknemersgegevens in het personeelsdossier geldt één belangrijke stelregel: de werkgever mag de gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking. In de praktijk kan dit echter tot lastige afwegingen leiden, want wanneer zijn de gegevens niet meer noodzakelijk? Bijvoorbeeld: een aantekening van een arbeidsconflict dat zich een aantal jaren geleden heeft voorgedaan, kan later nog van belang zijn bij de opbouw van een ontslagdossier. Aan de andere kant is het de vraag of de werkgever de werknemer niet te veel ‘belast’ door dit soort gegevens (lang) te bewaren. Het is dan ook lastig om een eenduidig antwoord op dit soort vragen te geven.
Hoelang mag werkgever beoordelingsverslagen bewaren?
Voor verslagen van functionerings- en beoordelingsgesprekken bestaat geen wettelijke bewaartermijn. In dat geval wordt een bewaartermijn van twee jaar na uitdiensttreding vaak als redelijk gezien. Voor een werknemer die nog bij de organisatie in dienst is, geldt in principe dat de werkgever de verslagen tijdens het hele dienstverband mag bewaren. Bij lange dienstverbanden zal de werkgever echter een belangenafweging moeten maken tussen het belang van de organisatie bij het bewaren van de gegevens en het belang van de werknemer bij het verwijderen van die gegevens. Het is bijvoorbeeld de vraag of een verslag van een beoordelingsgesprek dat vijftien jaar geleden is gevoerd op dit moment nog relevant is.
Welke ziektegegevens mag werkgever vastleggen?
Een werkgever mag geen medische gegevens van een zieke werknemer registreren, zoals de aard of oorzaak van de ziekte. Dit mocht overigens onder de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) ook al niet. De werkgever mag wel de gegevens verwerken die hij van de bedrijfsarts ontvangt en die vaak samenhangen met de re-integratie. Het gaat dan om:
- de werkzaamheden waartoe de werknemer niet meer, of nog wel in staat is;
- de mate van arbeidsongeschiktheid van de werknemer;
- de verwachte duur van het verzuim;
- eventuele adviezen over aanpassingen, werkvoorzieningen of interventies die de organisatie voor de re-integratie moet treffen.
Kan werknemer verzoek doen tot verwijdering gegevens?
Werknemers kunnen een verzoek indienen voor het verwijderen van bepaalde gegevens uit het personeelsdossier, maar een werkgever is niet altijd verplicht om aan zo’n verzoek te voldoen. Zolang het noodzakelijk is de betreffende gegevens te bewaren voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, mag de werkgever het verzoek van de werknemer weigeren. Verzoekt de werknemer om verwijdering of verbetering van feitelijk onjuiste persoonsgegevens, dan moet de werkgever wel aan dit verzoek gehoor geven.
Bron: Rendement