Het begin van het nieuwe jaar is het moment om het voorgaande boekjaar af te sluiten. Het bezoek van de accountant zorgt voor extra druk. Daarnaast zegt senior consultant Robbin Warmerdam dat de jaarafsluiting de afgelopen jaren complexer is geworden voor zorginstellingen.
‘Met de transitie van zorggelden naar de verzekeraars en de gemeenten, zijn er steeds meer partijen waar je afstemming mee moet hebben over wanneer een jaar echt afgesloten is,’ zegt Robbie Warmerdam. ‘Waar in het verleden het jaar al in februari samen met het zorgkantoor werd afgesloten, verschijnen er eind 2016 nog verzekeraars met controlelijsten over 2014, waarbij in sommige situaties zelfs nog correcties worden verwacht! Voor de Wet Maatschappelijke Ondersteuning en de Jeugdwet geldt dat in het laatste kwartaal van 2016 nog meerdere zorgaanbieders bezig waren om met gemeenten 2015 volledig af te sluiten.’
In de ogen van de consultant is een gedegen organisatie belangrijk. ‘Eigenlijk is er maar één manier om te voorkomen dat je achteraf met een veelvoud aan zorg zit die niet gedeclareerd kan worden of onrechtmatig gedeclareerd is: ga in gesprek en maak afspraken. Dit gaat om de accountants waar je mee te maken hebt, maar ook om de gemeenten, zorgverzekeraars en zorgkantoren. Hoe wordt een factuur goedgekeurd als de gemeente geen geautomatiseerd bericht kan versturen op de ingediende declaratie? Hoe ga je om met geleverde zorg wanneer je uiteindelijk toch boven de inkoopafspraken blijkt te komen? En ga het gesprek dan het liefst vooraf aan, in plaats van achteraf.’
Maandafsluiting als aanloop naar jaarafsluiting
Warmerdam ziet de maandafsluiting als hulpmiddel. ‘Door deze te benaderen alsof het al de jaarafsluiting is loop je vooruit op de feiten in plaats van dat je nog allerlei herstelacties moet uitvoeren. Door registratie aan de bron binnen al je processen in de organisatie te realiseren, kan je ervan uitgaan dat de productie rechtmatig geleverd is. Door elke maand een volledige aansluiting te hebben tussen productie en facturatie, is direct inzichtelijk welke acties er ondernomen moeten worden. Bijkomend voordeel is dat op basis van de volledig ingediende declaraties ook direct betaald kan worden door de financiers.’
Bron: CMweb