Beste lezer,

Ontdek de Mega Wandel Marathon 2, Korento klantendag 2023. Een belangrijk onderwerp dat recentelijk naar voren is gekomen, is het nieuws dat werknemers maar liefst € 328 miljoen aan declaraties onbenut laten. Lees daarnaast meer over een belastingvrije lunch, verplicht strategisch personeelsbeleid en een visie over re-integratie wordt verplicht.

Veel leesplezier!

Met vriendelijke groet,

Evelien Walsh

In deze nieuwsbrief:

Mega Wandel Marathon editie 2

De Mega Wandel Marathon 2023 zit erop en wat was het een fantastische dag. Met meer dan 700 enthousiaste deelnemers is er € 135.635 ingezameld voor projecten voor kinderen met een handicap. En de teller loopt nog steeds door.

Korento, als ambassadeur van de Mega Wandel Marathon, liep ook mee. Korento team Vitality.

Namens Korento en de Mega Wandel Marathon willen wij alle deelnemers, vrijwilligers, donateurs, sponsors, ambassadeurs en de mensen van de locaties heel hartelijk bedanken voor alle inspanningen, de tomeloze inzet, positieve energie en prachtige donaties. Zonder jullie was dit niet gelukt!

Korento klantendag 2023

Afgelopen donderdag was onze Korento klantendag. Het was een geslaagde ochtend, waarbij er een lezing werd gegeven over Cybercrime. Waar konden we dit beter organiseren dan in de Koepelgevangenis in Arnhem? Na deze lezing hebben we in twee groepen een rondleiding gehad.

Wat een gave gevangenis en indrukwekkende rondleiding. Klik hier voor enkele foto’s voor een sfeerimpressie.

We willen alle aanwezigen bedanken. Tot volgend jaar!

Werknemers laten €328 miljoen aan declaraties liggen

Werknemers laten in totaal € 328 miljoen liggen door kosten die ze maken voor hun werk niet te declareren. Dat blijkt uit onderzoek van fintechbedrijf Pleo. Werkgevers doen er goed aan de werknemers te wijzen op declaratiemogelijkheden.

Als werknemers kosten maken voor hun werk kunnen zij die vaak declareren bij hun werkgever. Maar in de praktijk blijkt dit niet altijd te gebeuren, waardoor werknemers geld mislopen. Hoewel de gemiste declaraties werkgevers geld bespaart, getuigt het van goed werkgeverschap om werknemers te wijzen op de decalaratiemogelijkheden. Want volgens het onderzoek onder 1.042 werknemers in Nederland wordt gemiddeld € 83,30 per werknemer niet teruggevraagd aan de werkgever. Vooral werknemers tussen de 18 en 35 jaar dienen geen declaraties in. Deze groep moet ook het vaakst kosten voorschieten. Per jaar vragen deze jonge werknemers gemiddeld € 191,70 niet terug en schieten ze gemiddeld € 1.237,20 voor. Vijftigplussers daarentegen laten met € 42,60 het minste geld liggen.

Werknemer wil niet krenterig lijken

De redenen om de kosten niet terug te vragen zijn divers. Zo declareert één op de vijf werknemers geen lage bedragen uit angst om krenterig over te komen. Andere redenen zijn drukte op het werk (20%) of een kwijtgeraakt bonnetje of declaratieformulier (tool) (20%).
Naast het blijven wijzen op de declaratiemogelijkheden, kunnen werkgevers mogelijk ook kijken naar de vorm van het declaratieproces. Want hoewel twee derde vindt dat de werkgever voldoende uitleg geeft over het indienen van declaraties, is het indieningsproces voor 22% de grootste ergernis op het werk. Zo vinden werknemers het een moeizaam proces: 39% ergert zich aan het correct en volledig invullen van formulieren en 24% vindt het verzamelen van papieren bonnetjes hinderlijk.

Regels voor vaste kostenvergoedingen

Om ergernissen bij werknemers te voorkomen, is het voor sommige kosten handiger daar een vaste kostenvergoeding (artikel) voor te geven. Dan hoeft een werknemer zich ook niet meer bezig te houden met declaraties. Een vaste kostenvergoeding bestaat meestal deels uit een vergoeding voor intermediaire kosten en deels uit een vergoeding die gericht is vrijgesteld. In de video hieronder wordt in één minuut uitgelegd welke regels er komen kijken bij het geven van een vaste kostenvergoeding.

Verstrekking gratis gezonde lunch is onbelast

Kan de verstrekking van gratis gezonde lunchmaaltijden in het kader van arbobeleid onder de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen vallen? De advocaat-generaal (AG) bij de Hoge Raad vindt van wel, zo blijkt uit het advies dat hij onlangs publiceerde.

De werkgever in deze rechtszaak verstrekte in 2017 en 2018 gratis gezonde lunchmaaltijden aan zijn werknemers. De lunchmaaltijden bevatten een vastgesteld minimum aan groenten en waren afgestemd met een diëtiste. Er zaten geen toevoegingen zoals zout, suiker en E-nummers in. De vraag was of de gratis verstrekking ervan aan de werknemers belast was als loon in natura of onder de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen (infographic) in de werkkostenregeling viel.
De inspecteur, de rechtbank, en het gerechtshof beantwoordden de vraag ontkennend. Volgens het Hof is de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen niet aan de orde bij voorzieningen die in meer algemene zin het welzijn en de gezondheid van werknemers bevorderen. De werkgever was het daarmee niet eens en stelde beroep in cassatie in bij de Hoge Raad.

Arbovrijstelling is van toepassing, meent de AG

De vaste adviseur van de Hoge Raad, de advocaat-generaal, publiceerde onlangs zijn onafhankelijke advies. Volgens hem viel de verstrekking van gezonde lunchmaaltijden onder de vrijstelling, omdat die verstrekking onderdeel was van het arbobeleid van de werkgever. En dat was destijds vereist voor toepassing van de gerichte vrijstelling. De Arbowet verplicht werkgevers tot ziekteverzuimpreventiebeleid en onderdeel daarvan kan zijn gezondheidsbeleid, waarvan weer onderdeel kan zijn de gratis verstrekking van gezonde lunchmaaltijden.
De AG zag onvoldoende aanknopingspunten voor de opvatting van de staatssecretaris van Financiën dat de vrijstelling uitsluitend zou gelden voor voorzieningen die direct samenhangen met verplichtingen van de werkgever op grond van de Arbowet. De AG vond ook de opvatting van het hof onvoldoende. Hij adviseert de Hoge Raad om het cassatieberoep van de werkgever gegrond te verklaren.

Sinds 2022 wetswijziging gerichte vrijstelling arbovoorzieningen

De AG geeft wel aan dat door een wetswijziging de regels voor gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen vanaf 1 januari 2022 anders luiden. Volgens de toelichting bij die wijziging is met de gerichte vrijstelling voor arbovoorzieningen nooit bedoeld om ook voorzieningen vrij te stellen die niet direct samenhangen met de verplichtingen van de werkgever. Gezonde maaltijden zijn in de toelichting hierbij expliciet genoemd als niet vrijgesteld.
Advocaat-Generaal bij de Hoge Raad, 12 mei 2023, ECLI (verkort): 449

Wetsvoorstel verplicht strategisch personeelsbeleid

Het onderwijs wordt mogelijk verplicht om een strategisch personeelsbeleid te gaan voeren, om zo de personeelsschaarste, hoge werkdruk en lage tevredenheid in de sector aan te pakken. Ook ‘andere’ werkgevers kunnen hun voordeel doen met zo’n beleid.

Het voorstel voor de ‘Wet strategisch personeelsbeleid’ wijzigt een aantal onderwijswetten en verplicht scholen en besturen in het primair onderwijs, voortgezet onderwijs en mbo om minimaal elke vier jaar een strategisch personeelsbeleid vast te stellen. Met een strategisch personeelsbeleid kan een werkgever de professionele ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid van werknemers koppelen aan het interne beleid en de externe ontwikkelingen, zodat werknemers optimaal kunnen bijdragen aan het behalen van organisatiedoelstellingen. Doel van het wetsvoorstel is om te zorgen voor voldoende en goed onderwijspersoneel door de personeelsproblemen tegen te gaan en zo de kwaliteit van het onderwijs te verbeteren. Het wetsvoorstel staat tot en met 18 juni 2023 ter internetconsultatie aangeboden.

Thema’s van strategisch personeelsbeleid

Omdat de personeelsproblemen in het onderwijs niet wezenlijk verschillen van die in andere sectoren, zijn de maatregelen in het wetsvoorstel mogelijk interessant voor meer werkgevers. Het strategisch personeelsbeleid in het onderwijs moet in elk geval gaan over en/of afgestemd zijn op de volgende thema’s:

relevante externe ontwikkelingen, zoals het personeelstekort en wat de overheid hiertegen doet (artikel);
de visie, ambitie en doelen van de organisatie;
bevordering van de duurzame inzetbaarheid van werknemers (artikel);
professionele ontwikkeling van werknemers (artikel);
een planmatige uitvoering van het beleid, waarbij een belangrijke rol is weggelegd voor leidinggevenden (artikel).

Wil een werkgever een strategisch personeelsbeleid invoeren, dan moet hij dit ter instemming voorleggen aan de ondernemingsraad.

Vast contract geeft werknemers meer zekerheid

Vanwege het belang van het onderwijs als aantrekkelijke werkplek, staan in het wetsvoorstel ook een aantal arbeidsvoorwaardelijke maatregelen. Zo regelt het wetsvoorstel dat werknemers (enkele uitzonderingen daargelaten) een tijdelijke arbeidsovereenkomst van maximaal één jaar kunnen krijgen, waarna alleen nog een vast contract kan volgen. Deze regel geeft werknemers meer zekerheid, terwijl de werkgever voldoende flexibiliteit houdt om bijvoorbeeld te bepalen of een nieuwe werknemer goed functioneert en binnen de organisatie past. Verder moet minimaal 80% van de werknemers binnen een onderwijsinstelling een vast contract hebben. Dit geeft werknemers ook meer zekerheid en draagt bij aan de kwaliteit en continuïteit van het onderwijs. Om kleine deeltijdcontracten tegen te gaan, moeten nieuwe werknemers een arbeidsovereenkomst met een minimale arbeidsduur van 0,8 fte krijgen, tenzij zij dit zelf niet willen of zwaarwegende (onderwijs)belangen dit verhinderen. Tot slot mag het primair- en voortgezet onderwijs per kalenderjaar maximaal 5% van het toegewezen budget besteden aan pe

Visie over re-integratie vanaf 1 juli 2023 verplicht

Vanaf 1 juli 2023 zijn de werkgever en werknemer verplicht om hun visie op het re-integratietraject te geven in het plan van aanpak, bijstellingen daarvan en de eerstejaarsevaluatie. Dit moet tot meer betrokkenheid bij de re-integratie leiden.

Als een werknemer arbeidsongeschikt raakt, moet de werkgever in principe maximaal twee jaar lang het loon doorbetalen en zich inspannen voor re-integratie. De Regeling procesgang eerste en tweede ziektejaar bevat hiervoor regels. In de Staatscourant is nu een wijziging van die regeling gepubliceerd; per 1 juli 2023 krijgt artikel 4 een toevoeging. Artikel 4 gaat over het plan van aanpak dat binnen twee weken na de probleemanalyse van een bedrijfsarts wordt opgesteld. In dit plan bepalen de werkgever en werknemer wat zij gaan doen voor de re-integratie, wat ze wanneer willen bereiken, hoe en wanneer ze evalueren en wie de casemanager is. Vanaf 1 juli geldt dat de werkgever en werknemer in het plan ook hun visie op het re-integratietraject moeten geven. In 2021 werd gemeld dat er geen draagvl a k was voor deze maatregel, maar de wijziging gaat nu toch door.

Visie over passend werk en adviezen bedrijfsarts

De visie kan bijvoorbeeld gaan over arbeidsmogelijkheden, passend werk of twijfels over de adviezen van de bedrijfsarts. De nieuwe regel – die deel uitmaakt van een pakket aan maatregelen rond de loondoorbetalingsplicht bij ziekte – is bedoeld als hulpmiddel om het gesprek over de re-integratie te bevorderen, wat goed is voor de betrokkenheid van de werkgever en werknemer. Dat kan bijdragen aan een succesvolle re-integratie.
De visie op de re-integratie is opnieuw vereist als het plan van aanpak wordt bijgesteld op basis van een advies van de bedrijfsarts of een evaluatie, en als de werkgever en werknemer de eerstejaarsevaluatie opstellen (tool). De visie is ook verplicht voor eigenrisicodragers voor de ZW.

Visie is vaak al onderdeel van plan van aanpak

De wijziging is niet volkomen nieuw. In de praktijk nemen de werkgever en werknemer vaak al hun visie op in het plan van aanpak. UWV vraagt hier ook al concreet om in een niet-verplicht format van het plan van aanpak op uwv.nl. In de toelichting op de wijzigingsregeling stipt minister Van Gennip van SZW aan dat voor de visie wel enige kennis van re-integratie(wetgeving) nodig is. De werkgever en werknemer kunnen hiervoor eventueel de arbodienst, casemanager of arbeidsdeskundige raadplegen. De minister benadrukt ook dat het ontbreken van een duidelijke visie niet direct een reden zal zijn voor het opleggen van een langere loondoorbetalingsverplichting (loonsanctie). Er wordt geen extra loonsanctiemogelijkheid ingevoerd.
Verder is het overgangsrecht relevant: de maatregel is alleen van toepassing op stukken die de werkgever en werknemer op of na 1 juli 2023 opstellen. Werknemers die ziek zijn vóór 1 juli, hoeven dus niet achteraf alsnog hun visie te geven in een reeds opgesteld plan van aanpak.

Bron: HR Rendement

Financieel, HR, Korento nieuws, Nieuws, Nieuwsbrieven, Salaris, Wetgeving

Nieuwsbrief mei – Mega Wandel Marathon Editie 2, Klantendag Korento 2023, declaraties die blijven liggen en meer!